«En veiledning i å vite hva du bør gjøre når ingen forteller deg hva du må gjøre.»
1 Om Ducky
1.1 Vårt Formål
1.2 Hva jobber vi for?
1.3 Hvordan skal Ducky som organisasjon gjøre dette?
2 Viktig for å jobbe i Ducky
2.1 Prinsipp 1 - Vi ledes av formålet
2.2 Prinsipp 2 - Hele mennesket på jobb
2.3 Prinsipp 3 - Medbestemmelse
2.4 Ansvar for medarbeidere?
2.5 Type stillinger i Ducky
3 Hvordan jobber man i Ducky?
3.1 Medarbeiderne
3.2 Hvordan finner jeg ut hvilket prosjekt som trenger hjelp?
3.3 Struktur og roller
3.4 Hva skal man ikke gjøre
3.5 Informasjonsflyt
3.6 Opplæring/utvikling
3.7 Personlig utvikling / Medarbeidersamtale
4 Kjekt å vite
4.1 Arbeidstid
4.2 Arbeidssted
4.3 Stillingsprosent
4.4 Lønn og fordeler
4.5 Utsatt utbetaling og risikotillegg
4.6 Ferie
4.7 Pensjon
4.8 Forsikring
5 Rekruttering
6 Konflikthåndtering
7 Organisasjonsstruktur
7.1 «Advisory Board»
7.2 Styret og generalforsamling
8 En ideell bedrift
For å skape løsninger som påvirker verden positivt må vi først lage en arbeidsplass som fostrer godhet. Ducky skal være en arbeidsplass der du kan bidra med hele ditt vesen og har det morsomt underveis. Målene til Ducky er viktige, men det viktigste er idéene, kreativiteten og engasjementet til hver enkelt som jobber for å nå disse målene. Duckys medarbeiderfilosofi bygger på et grunnleggende prinsipp om at mennesker vil bidra om de har muligheten til dette, og at vi alle har en lik verdi. Det viktigste hos Ducky er ikke å styrke eget ego og makt, men å bidra så godt vi kan til å gjøre våre kollegaer best mulig og dermed også styrke organisasjonen og samholdet. Ducky fungerer som et økosystem der enkeltindividet er åpent for nye impulser og muligheter, og dermed sikrer en dynamisk vekst for Ducky basert på valg som føles riktig. I et økosystem vil noen retninger mislykkes, mens andre vil spre seg raskt. I Ducky ansees det derfor som positivt å ta sats selv om det ofte fører til mislykkede forsøk.
Å motivere flest mulig mennesker til å leve bærekraftig.
Når vi ønsker å motivere mennesker til bærekraft menes sosiale, økonomiske og økologiske forhold. Det er viktig å huske at disse aspektene henger tett sammen, og de beste løsningene fremmer alle tre elementer av bærekraft. Ducky jobber for å finne disse gode løsningene som fører til en glad natur, glade mennesker og en økonomi som sikrer nødvendige ressurser i et langt perspektiv. Vi jobber for å oppfylle vårt formål gjennom å være en positiv og troverdig informasjonskanal lokalt, nasjonalt og internasjonalt og på alle arenaer der Ducky er til stede.
Ducky utforsker alternative måter å organisere daglig drift av selskapet på. Dette gjøres for å skape en drømmearbeidsplass med en organisasjonskultur som fremmer verdier vi ønsker å finne i et bærekraftig samfunn. En kultur hvor medarbeidere har mulighet til å reflektere over og påvirke sin arbeidsdag i tråd med et felles og bærekraftig formål. Gjennom frihet, påvirkningskraft og tilgjengelige ressurser for medarbeidere vil Ducky kunne utvikle seg i mange retninger innenfor bedriftens formål. Det ligger derfor store muligheter for å påvirke privatpersoner, bedrifter, skoler, myndigheter, global handel og mye annet gjennom Ducky om det settes i gang initiativer for dette.
Det finnes ingen offisielle ledere i Ducky, og vi står i utgangspunktet fritt til å ta avgjørelser så lenge det er i tråd med vårt formål. Lær mer om hvordan dette kan fungere i praksis i kapittel 3.
I Ducky ønsker vi å unngå at medarbeidere har på seg en maske på jobb for å skjule noe. For eksempel ved å late som om vi er kompetente i alle situasjoner, er usårbare, og gjør jobben perfekt hver gang kollegaer går forbi. I Ducky behøver vi aldri å gjøre ting som strider mot vår indre følelse av rett og galt, og vi deler gjerne gode og dårlige erfaringer/følelser med våre kollegaer. Om du ønsker å utvikle seg som person, har du mulighet til å ta kurs, få coaching, selvreflektering/meditasjon, eller andre måter å bli bedre kjent med deg selv dine kollegaer. Vi må selv føle på hva som er viktig i livet og i Ducky. Ved store og kostbare kurs bør du rådføre deg med kollegaer og argumentere for hvorfor dette er bra for organisasjonens mål.
Alle medarbeidere har like stor rett og plikt til å bestemme hvordan Ducky skal styres. Ved avgjørelser kreves ingen konsensus, men ved større beslutninger må kollegaer rådføres. Viktige beslutninger i Ducky kan tas på en av to måter:
- På bestemmelsesmøter som kan gjennomføres på følende måte:
a. En medarbeidere kommer med forslag til prosjekt, ting de ønsker å jobbe med, strategivalg, roller man ønsker å ha eller lignende.
b. Alle deltakere skal da ta en runde hvor man i felleskap prøver å optimalisere forslaget.
c. En runde hvor man kan komme med innsigelser.
d. Om ingen kommer med gode motargumenter for hvorfor dette ikke er bra for Duckys formål kan forslaget gjennomføres. - Forhøre seg med eksperter og alle berørte medarbeidere.
Om man vil gjennomføre et forslag kan man høre med de som er eksperter på området, og alle medarbeidere som vil bli berørt av forslaget, og da søke råd om hvordan det best kan gjennomføres. Om dette ansees som et godt forslag av berørte medarbeidere kan forslaget gjennomføres.
Disse måtene å gjennomføre bestemmelser fører blant annet til:
- Læring til mange.
- At medarbeidere føler seg verdsatt og involvert.
- Gode avgjørelser da avgjørelsene tas av de som er nære problemstillingen og må leve med konsekvensene.
- Eierskap til avgjørelsen/beslutningen.
- At man har det gøy i prosessen.
- Mulighet for alle til å igangsette viktige prosesser, som for eksempel: Om noen kollegaer ser nye muligheter som stemmer overens med målet, eller vil opprette kontor et annet sted kan de starte dette etter å ha rådført seg med kollegaer. Slik oppnår man en dynamisk vekst og innovasjon som ikke krever organisering fra noen leder.
De medarbeidere skal sikre at Ducky har finansiering for videre produktutvikling og forretningsutvikling. Alle medarbeiderne har delt ansvar for at Ducky sine økonomiske rammer. Dette skal gjøres i samsvar med de grunnleggende verdiene som Ducky er bygd på. Alle ansatte har et ansvar for å fremme det sosiale på jobb, og bør søke og ta med hele sin personlighet til arbeidsplassen. Du har dermed et ansvar for å dele både gode og dårlige sider av deg selv og søke å forstå sine medarbeidere. Om man skal lykkes med dette bør man begynne med å forstå seg selv, utforske egne verdier og utforske hvorfor man reagerer som man gjør. Dette bør ofte gjøres gjennom dialog med medarbeidere.
Mange starter sitt engasjement i Ducky som frivillig. Dette for å utforske hvordan nye mennesker trives i en slik jobb og utforske hvordan de passer inn i teamet. For å bli Team-medlem eller medarbeider må dette godkjennes av samtlige medarbeidere på kontoret. Team-medlem vil tilsvare en vanlig ansettelse i et «tradisjonelt» selskap, men du vil sannsynligvis oppleve større frihet enn i de fleste andre jobber da dine kollegaer som er medarbeidere vil være dine overordnede. Det vil også være mulighet for å bli medarbeider i Ducky som beskrevet i figur og tekst under.
Ducky har en flat organisasjonsstruktur. Det er ingen ledere og du har ingen overordnede. Du kan sammen med dine medarbeidere stake ut kursen for Ducky og utforske hvordan man best kan fremme organisasjonens formål. Du som medarbeider har et ansvar for å kontinuerlig finne ut hvor du kan gjøre mest nytte for deg selv.
Spør! Snakk med andre! Det er alltid mye som kan gjøres, og ved at dine medarbeidere vet hva du er dyktig på, hva du bryr deg om, og hva du interesserer deg for, finner du oftest et prosjekt som passer for deg. For å finne ut hva en skal jobbe med kan det hjelpe å spørre seg selv:
- Hvilket område eller prosjekt trenger mitt bidrag mest akkurat nå?
- Hvilket prosjekt har størst nytteverdi for Ducky eller for kundene? Hvordan kan jeg bidra på dette prosjektet?
- Burde Ducky gjøre noe som ikke blir gjort i dag?
- Hva er interessant? Hva er givende? Hvor kan jeg best nyttiggjøre mine styrker?
- Hvor kan jeg jobbe med noe jeg er interessert i og brenner for? I tillegg har Ducky oppslagstavler på Trello og i Github som viser hvilke prosjekter som er pågående og hvilke oppgaver som må gjøres fremover. Denne er et godt virkemiddel for å finne arbeidsoppgaver.
Struktur på kontoret og i prosjekter vil alltid oppstå uformelt. Noen vil kanskje bli «prosjektleder». Det betyr ikke at denne personen er sjef for prosjektet, men at denne personen kan inneha prosjektinformasjon og kundekontakt for å koordinere prosjektet. Ducky har ingen faste jobbtitler som definerer hvilket ansvar og begrensninger en person har. I Ducky er det et dynamisk hierarki der rollen en person har kan forandre seg fra prosjekt til prosjekt eller fra dag til dag, alt etter hva som er mest hensiktsmessig. Alle selskaper må ha ansatte som tar ansvar for enkelte prosjekter, for økonomi, for programmering, for salg, for design, for mat og annet som er viktig. Disse rollene kan man dele på og de fordeles i felleskap blant medarbeidere.
Å gjøre feil eller mislykkes er helt OK. Det gir rom for læring og dermed finner vi ut hva vi skal gjøre eller ikke gjøre i fremtiden. Vi bør likevel unngå et par ting, som å begå den samme feilen gang på gang, eller å ikke høre på kollegaer eller kunder. Du bør alltid se på hvilke fakta som ligger foran deg, spesielt hvis du har tatt feil.
All informasjon skal være tilgjengelig for alle ansatte da man ikke har noen leder med utvidede rettigheter.
Hos Ducky vil du arbeide med flinke folk innen mange fagområder. Den beste måten å utvikle seg selv på er å høre etter og lære så mye som mulig på tvers av disipliner. Du står fritt til å skaffe den kunnskapen du trenger for å gjennomføre de prosjektene du jobber med.
En gang i året skal du evaluere din egen helhetlige arbeidsinnsats sett opp i mot Duckys verdier og hvilket ansvar som ligger på deg som ansatt. Denne evalueringen skal gjøres til minimum tre kollegaer som jobber relativt tett opp mot deg. Disse kollegaene skal deretter kommentere din evaluering før man i fellesskap skal finne potensiale for videre arbeid/utvikling. Kombiner gjerne denne øvelsen med en bedre middag. Du er selv ansvarlig for å arrangere dette med dine kollegaer.
Hos Ducky er det viktig å ha en balanse i livet, også mellom jobb og fritid. Dette betyr at selv om det noen ganger trengs å jobbe litt ekstra, vil overtid eller overdrevent lange dager ikke være normalt hos Ducky. For å få til en stabil og effektiv arbeidsdag hjelper det å kommunisere hvilke ressurser en trenger på prosjektet og ha et realistisk syn på hvor lang tid det vil ta. Hos Ducky tar ting så lang tid som det tar. Det er mer nyttig å ha en fornuftig arbeid/fritid balanse og heller jobbe effektivt når en er på jobb enn å jobbe hele døgnet. Hos Ducky er det også viktig å trives i arbeidet en gjør. Derfor skal en gjerne benytte arbeidstid til å for eksempel hente frukt og kaffe til seg selv og sine medarbeidere. En oppfordres til å benytte seg av fasiliteter som sofá, huskestativ, turområder og annet som er tilgjengelig og ikke være redd for dette. Den viktigste ressursen til Ducky er en engasjert og lykkelig ansatt. Ducky anbefaler en 7 timers effektiv arbeidsdag inkl. lunch, der en gleder seg til å komme på jobb og gjøre en forskjell. Anbefalt arbeidstid er mellom 09-15, men det er mest fordi da treffer du alle dine kule kollegaer som også er der til samme tid. I tillegg til de 7 timene bør man bruke 1 time pr. arbeidsdag på selvrealisering, oppdatering av samfunnsdebatt, opplæring eller på å gjøre det hyggelig for dine kollegaer eller andre. I Ducky har vi ikke overtidsbetalt, fordi vi ønsker ikke at folk skal jobbe overdrevent lange dager, og fordi man uansett er med på å bestemme egen lønn etter behov.
Du vil arbeide på det stedet som du mener egner seg best for å løse aktuelle oppgaver. Det er helt akseptert å jobbe utenfor kontoret som f.eks hjemme, på kafé eller ute hos kunde.
Det er i utgangspunktet ønskelig at medarbeidere jobber 100%. Man står likevel fritt til å redusere stillingsprosenten i perioder eller permanent. Dette avklares da med medarbeidere i forkant.
Hos Ducky er vi like mye verdt og ingen har krav på mer lønn enn andre. Mange er likevel i forskjellige faser i livet og har forskjellig motivasjon for å jobbe i Ducky og behov når det kommer til økonomi. I Ducky kan du snart sette din egen lønn innenfor gitte rammer. Du kan velge din lønn ut i fra noen lønnstrinn, der du må diskutere ditt valg med flere av dine kollegaer. Bakgrunnen for valg bør være dine økonomiske behov, Duckys økonomi, ditt bidrag til Ducky. Mulige lønnstrinn:
- Lønnstrinn 1: 350.000,-
- Lønnstrinn 2: 425.000,-
- Lønnstrinn 3: 475.000,-
- Lønnstrinn 4: 525.000,-
Da bedriften er i en oppstartsfase vil det være ønskelig at deler av denne lønnen utbetales senere når økonomiske rammer er mer gunstig for bedriften. Du kan sammen med dine kollegaer vurdere hvor mye av denne lønnen som utbetales umiddelbart og hvor mye som utbetales på et senere tidspunkt. Utestående lønn vil øke med en rente på 5 % pr. år. Utestående lønn vil utbetales når det ansees som forsvarlig av medarbeidere og styre.
Du har i Ducky rett på 25 dager ferie. Du er i utgangspunktet fri til å velge tidspunkt, men lurt å avklare dette med medarbeidere.
Om du jobber fast i Ducky vil du ha innskuddsbasert pensjon på fortiden 2% av lønnen av Storebrand. Dette er en minimumsordning og vil økes med en mer stabil økonomi.
Om du jobber fast i Ducky vil du yrkesskadeforsikring av Storebrand.
For at Ducky skal kunne fungere med en organisasjonsform som beskrevet i denne håndboken er det viktigste vi gjør å ansette de riktige personene. Derfor skal så mange medarbeidere som mulig konsulteres ved nyansettelser og alle i Ducky har rett til å være med på intervjuer og ha en stemme i ansettelsesprosessen. Viktige spørsmål en kan stille seg selv i en slik prosess er:
- Har denne personen de rette verdiene og holdningen?
- Kan denne personen oppriktig sette seg inn i Duckys formål?
- Ville jeg hatt denne personen som sjef?
- Ville denne personen kunne samarbeide bra med andre?
- Kan denne personen bryte ned og løse problemer?
- Har denne personen evne til selvinnsikt og selvkritikk?
- Er denne personen åpen på hvem han/hun er (ingen maske)?
- Vil denne personen passe inn i et miljø med stor grad av frihet? Hvis svarene her er «Ja» er det et positivt tegn på at denne personen vil kunne gjøre en god innsats i Ducky. Et viktig aspekt når en ansetter nye medarbeidere er at en aldri bør «fire på kravene». For at Ducky skal fungere med ønsket organisasjonsform er det viktig at alle som arbeider i Ducky har evnen og viljen til å jobbe på denne måten. Trenger en akutt hjelp i kortere tidsperioder er det bedre å benytte seg av midlertidige og prosjektbaserte ansettelser enn å ansette feil medarbeider.
Ducky vil utforske metoder for konflikthåndtering på individnivå. Om man har en følelse av at medarbeidere ikke handler i tråd med Duckys verdier og arbeidsavtalen bør man ta dette opp med den det gjelder før dette blir et problem. Stegvis kan det tenkes at dette gjøres på følgende måte:
- Løse konflikten individuelt.
- Spørre en megler i Ducky. (Vi benytter i dag en coach som kan fungere som megler)
- Nedsette et panel med relevante medarbeidere. Det er viktig at hele denne prosessen er konfidensiell. Dette for å hindre ryktespredning og misforståelser ut til utenforstående.
Medbestemmelse slik det fungerer i Ducky fungerer sannsynligvis bra opptil en størrelse på ca 25 medarbeidere. Om vi blir flere enn dette vil vi sammen finne løsninger for hvordan grupper naturlig kan splittes opp i nærmest selvdriftende enheter. Dette kan organiseres på mange måter og må sikre at alle enheter deler på viktige støttefunksjoner som kunnskapsdeling, markedsføringsmateriell og økonomi. Strategi for dette vil utarbeides i nær fremtid med alle medarbeidere. En aktuell løsning er å basere Ducky rundt et teknologisenter med egen organisering med mindre enheter rundt som leverer tjenester til bedrifter, skoler, organisasjoner, etc. For å sikre forsvarlig drift av selskapet i tråd med aksjeloven finnes det to støttefunksjoner for medarbeiderne i Ducky:
Vil bestå av 4-8 personer med spesialkompetanse som er nyttig for Selskapet. Advisory board har ingen juridisk makt, men kommer med fungerer som en mentortjeneste for Selskapet.
Styret og generalforsamling vil fungere som samme enhet og består i dag kun av gründerne. Styret har ingen praktisk funksjon i dag med unntak av at dette er lovpålagt i et aksjeselskap. Styret må derfor godkjenne årsregnskap etc. Når selskapet får flere avdelinger eller at medarbeiderne ser det hensiktsmessig med et mer aktivt styre vil dette nedsettes etter valg blant medarbeidere. Potensielle oppgaver for et styre i fremtiden vil kunne være:
- Sette overordnede rammer for drift
- Sikre en økonomisk forsvarlig drift. Foreslåtte rammer for budsjett, arbeidstid, antall ansatte, lønnsrammer og store strategiske beslutninger skal godkjennes av styret hvert år.
- Ved interne konflikter som medarbeidere ikke greier å løse selv, eller ved brudd på denne avtalen kan styret bryte inn og i spesielle tilfeller gjennomføre tiltak slik som oppsigelser.
- Kan initiere støttetiltak for å lette medarbeidernes daglige drift av oppgaver om ønskelig fra medarbeidere.
Ducky er registrert som et ideelt aksjeselskap. Det betyr at det har rettigheter som et aksjeselskap men vedtektene minner mest om en stiftelse. Viktige paragrafer fra vedtektene følger:
Alt overskudd som genereres i Selskapet skal fremme videre utvikling og realisering av Selskapets målsetninger og vil forvaltes av Selskapet innenfor dets vedtatte formål. Da selskapet ikke har erverv som formål kan det ikke deles ut utbytte.
Aksjer i Selskapet har begrenset omsettelighet og kan ikke pantsettes, omsettes eller på annen måte overdras til andre enn eksisterende aksjonærer i selskapet. Overdragelsessummen kan da ikke være høyere enn vedkommende aksjonærs inngangsverdi på aksjen(e) (kostpris). Dersom flere aksjonærer ønsker å overta aksjene fordeles disse forholdsmessig mellom de interesserte basert på deres forholdsmessige eierandel i selskapet.
I tilfelle oppløsning a selskapet, tilfaller selskapets midler formål som beskrevet i §3.0 eller beslektede formål.