Verdivurdering (av dokumentasjon)

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Metode og kriterier for hvordan man kan gjøre vurderinger av

1. Arkivbegrensing: hva som hører hjemme i arkivet og hva som ikke gjør det
2. Bevaring/kassasjon: hva som skal bevares over tid

Mål/motivasjon

Leverandører og arkivskapere som ønsker å etablere rutiner for eller automatisere arkivvurdering får nyttige tips om hvordan det bør gjøres

Suksesskriterier/måling

Område/prosess

Dokumentfangst / bevarings- og kassasjonsvurdering.

Målgrupper

Primært: Arkivskapere
Sekundært: Leverandører (for automatisering)

Hastegrad

Medium - veldig viktig prosess, som i dag er svært avhengig av kunnskapene til den som gjør vurderingen. Mange gjør dette i forbindelse med fangst i dag, noe som ofte er så arbeidskrevende --> fordel om vurderingen gjøres allerede i planlegging (evt. implementering av systemer/prosesser).

Forslag til løsning

Beskrevet i beskrivelse av behov

Merk: Ikke enhetlig hva som skal/bør bevares mellom ulike arkivskapere - kan være til hinder for helt generiske bestemmelser/anbefalinger.

[yonyonson]

Interessant, og kan gjøres på mange måter. Spørsmål som kommer i hodet med en gang:

Arkivvurdering: Mener vi har arkiv i adminstrativ bruk, eller langtidslagring? For det første er arkivplan styrende i dag, for det andre bruker vi ofte bevaring- og kassasjonsvurderinger som iverksettes ved avlevering eller deponering.

Automatisering: Hvilken ambisjonsnivå ønsker vi å legge oss på? Fullautomatisert med kjørbare regler som klarer å sortere informasjon på vei fra fagsystem, eller ved utgang av en bestemt prosess? Eller mer manuelt, hvor det er enkelt å slå opp veiledning om hva skal og skal ikke tas vare på?

Vi burde plassere oss i hvertfall på disse to aksene før vi får videre.

[oivkru]

Denne er uklar. "Arkivvurdering" er ikke et begrep som er så vanlig brukt, vi har som regel snakket om bevaringsvurdering i betydningen "hva skal tas vare på, avleveres." Mens "hva som hører hjemme i arkivet", slik det gjerne forstås i norsk kontekst, og i avgrensningen av StandardLabs nedslagsfelt (det som foregår hos arkivskaper), er det nærliggende å tro at det dreier seg om dokumentfangst.

På engelsk brukes begrepet appraisal, og det er en egen ISO-standard om dette (ISO 21946 Appraisal for managing records). Begrepet appraisal er som regel oversatt til "verdivurdering" på norsk, og dreier seg altså om å analysere og evaluere funksjoner og prosesser for å bestemme dokumentasjonskrav - dvs. hva som skal fanges som dokumentasjon, hvordan, hvor lenge, mv. I tidligere versjoner av ISO-standarder var appraisal knyttet til bevaringsvurderingen (hva skal avleveres), mens i nyere versjoner er forståelsen utvidet til å dreie seg om hva som skal arkiveres/fanges som records.

[lvbachmann]

Umodent for behandling før bevaringsutvalget har konkludert.