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Scharverwaltung

Dieser Anleitungsbereich dient der Schar- oder Gruppenleitung und Personen welche für die Verwaltung der Mitglieder zuständig sind.

Log-in

Die Adresse der Datenbank um sich einloggen zu können, lautet :fa:`database` db.jubla.ch.

Log-in

• E-Mail: Melde dich mit deiner gültigen E-Mail-Adresse an.
  • Falls du nicht weisst welche E-Mail-Adresse gemeint ist, kontrolliere bitte deine Posteingänge deines E-Mail-Anbieters. Die jubla.db versendet jeweils eine Mail mit Zugangslink, welche mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft ist, wodurch du dich schlussendlich anmelden kannst. Wenn du keine E-Mail von der jubla.db erhalten hast oder diese nicht mehr findest, melde dich gerne bei deiner kantonale Arbeitsstelle der Jubla.

Important

Die Mitglieder sollen sich mit ihren persönlichen (privaten) E-Mail-Adressen in der jubla.db eintragen. Bitte verwendet keine sogenannte Funktionsadressen (z. B. praesident@xxx.ch). Solche (Funktions-)Adressen müssen später immer wieder geändert werden, wenn ein Mitglied in seinem Verein die Funktion wechselt.

• Passwort: Passwort eingeben, welches bei der Erstanmeldung auf jubla.db oder letzten Passwortänderungen verwendet wurde.
• Angemeldet bleiben: Durch das Anwählen des Kästchens werden die Anmeldedaten im Browser gespeichert. Beim nächsten Besuch auf der jubla.db wird die Anmeldung automatisch ausgeführt.
• Anmelden: Wenn deine Angaben korrekt eingegeben wurden, gelangst du zur jubla.db-Datenbank.
• Passwort vergessen?: Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du den Passwort vergessen? Link betätigen. Durch das Anwählen des Links wirst du auf eine Seite weitergeleitet, welche dir nach Eingabe deiner gültigen E-Mail-Adresse einen neuen Zugang für die Datenbank per E-Mail verschafft.

Navigation

Navigation

• Logo & Profilname: Durch das Anwählen des Jubla-Logos, welches sich oben links in der Navigationsleiste befindet oder über den Profilnamen, gelangst du von überall her wieder automatisch zu deiner Profilseite zurück.
• Suche: Über das Suchfeld kannst du alle Personen, Gruppen, Vereine, Verbände, Anlässe und Kurse suchen. Die Suchleiste befindet sich in der Mitte der Navigationsleiste. Es werden nur Resultate angezeigt, auf der die Benutzende auch Zugriff haben.
• Abmelden: Mit Abmelden wirst du von der Datenbank abgemeldet.

Module

In der Modulauswahl kann das gewünschte Modul gewählt werden:

• Gruppen
• Anlässe
• Kurse
• Einstellungen

Sidebar - Modulübersicht

Modul Gruppen

Im Bereich Gruppen erhälst du alle Informationen über deine Schar und deinen Verein. Je nach zugeteilter Rolle kannst du Datenbankelemente erstellen, sie ändern, sich dafür anmelden, sie löschen oder austreten.

Sidebar - Gruppenübersicht

Die Seitennavigation (Sidebar) zeigt dir immer in welcher Gruppe du dich zurzeit befindest.

Info

In der Registerkarte Info in Gruppen findest du alle relevante Informationen zu deiner Gruppe. Sie gibt Auskunft über die allgemeinen Kontaktangaben, Untergruppen oder weiteren relevanten Informationen.

Für jede Gruppe kann eine Kontaktperson, Vereinsadresse oder andere Angaben definiert werden, je nach Gruppentyp.

Bearbeitungsbereich

Mithilfe der verschiedenen Buttons im Bearbeitungsbereich können, je nach Rolle, die Informationen aktualisiert und angepasst werden.

Gruppe - Bearbeitungsbuttons

• Bearbeiten: Mit :guilabel:`Bearbeiten` öffnen sich 4 neue Registerkarten;
  • Allgemein: Im Bereich Allgemein können die allgemeinen Angaben zur Gruppe festgehalten werden.
  • Kontaktangaben: Im Bereich Kontakangaben werden die Informationen zur Kontakperson und Adresse eingetragen.
  • Externe Registrierung: ✏️
  • Abos: ✏️
• CSV Untergruppen: Durch :guilabel:`CSV Untergruppen` werden automatisch alle sichtbaren Informationen, welche sich im Bereich Untergruppen befinden in eine CSV-Datei umgewandelt und exportiert. CSV ist ein allgemein gültiges Datenformat, welches sich mit Excel oder anderen Programmen bearbeiten und öffnen lässt. Mit der Exportfunktion lassen sich Excel-Listen exportieren und bearbeiten oder das Erstellen von vordefinierten Etiketten (als Seriendruck).
• API-Keys: Durch das Generieren oder Erstellen eines :guilabel:`API-Keys` können Webseiten oder Apps mit der jubla.db verknüpft und technisch angebunden werden. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.
• Kalender-Feeds: ✏️

Gruppe erstellen

Mit :guilabel:`Gruppe erstellen` ist es möglich drei verschiedene Arten von Gruppen zu erstellen.

• Kinder
• Ehemalige
• einfache Gruppe

Personen

Im Abschnitt Personen werden Nutzer*innen aufgelistet, welche mit deiner Schar in irgendeiner Form in Verbindung stehen. Diese Funktion ist nicht sichtbar für andere Vereine.

Personen - Übersicht

Durch das Anwählen der Buttons kann die Ansicht verändert und gefiltert werden. Wenn beispielsweise nur die Mitglieder angezeigt werden sollen, dann kannst du :guilabel:`Mitglieder` anwählen.

Anzeigefilteroptionen

Bearbeitungsbereich

Info - Bearbeitungsbuttons

• Person hinzufügen
  • Bestehende Person hinzufügen ✏️
  • Neue Person hinzufügen ✏️
• Liste importieren: Durch :guilabel:`Liste importieren` ist es möglich eine Liste im CSV-Datenformat zu importieren. Wenn du allenfalls eine Personenliste zur Verfügung oder erstellt hast, kontrolliere ob diese bereits im CSV Datenformat ist. Wenn ja, kannst du sie einwandfrei hochladen. Falls die Liste nicht im korrekten Datenformat (also keine CSV-Datei) ist, versuche es in ein CSV-Datenformat umzuwandeln (für den Umwandlungsprozess gibt es spezifische Webseiten im Internet).
• Export: Mit :guilabel:`Export` können die Personen exportiert werden. Dabei stehen dir verschiedene Datenformate für den Export zur Verfügung.
• Drucken: Mit :guilabel:`Drucken` kann eine Listen mit den verschiedenen Personen gedruckt werden.
• Duplikate: Mit :guilabel:`Duplikate` kannst du Duplikate abrufen. Somit kann überprüft werden, ob Daten und Informationen doppelt vorhanden sind. Beispielsweise dieselbe Person die mehrfach vorkommt in einem Abschnitt.

Anlässe

Im Abschnitt Anlässe erhälst du Informationen zu den Anlässen.

Anlässe - Übersicht

Mit den Buttons können Anlässe erstellt, angezeigt und exportiert werden. Zusätzlich können sich Mitglieder für die Anlässe anmelden.

Anlässe - Bearbeitungsbutton

• Anlass erstellen: Mit :guilabel:`Anlass erstellen` öffnet sich ein neues Fenster in dem ein neuer Anlass erstellt werden kann.
• Export: Mit :guilabel:`Export` kann der Anlass entweder im CSV-Dateiformat oder in einem Excel exportiert werden.
• Kalender Export: Mit :guilabel:`Kalender Export` werden die Anlässe automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.

Anlass erstellen

Hier wird euch anhand eines Scharanlass erklärt, wie ihr trotz getrennten Scharen Jungwacht und Blauring einen gemeinsamen Anlass via jubla.db administrieren könnt.

Important

Die Eltern sollen wissen, dass der Anlass gemeinsam stattfindet und somit Blauring oder Jungwacht die Daten der Kinder der jeweiligen anderen Schar sieht.

Unter :menuselection:`Gruppe --> eigene Schar --> Anlässe` kann die Scharleitung mithilfe des :guilabel:`Anlass erstellen` Buttons verschiedene Anlässe erstellen und administrieren.

Die Scharleitung muss auf der Scharebene den Anlass erstellen. Der Anlass muss sichtbar sein somit ist es wichtig den :guilabel:`Haken` anzuwählen.

Registermenü	Beschreibung
Daten	In diesem Abschnitt wird der Zeitraum für den Anlass eingetragen. Mit einem Start- sowie Enddatum wird festgelegt, von wann bis wann der Anlass stattfindet.
Anmeldung	Hier kannst du festlegen von wann bis wann die Personen Zeit hat sich den Anlass anzumelden. Zudem kann die minimale oder maximale Teilnehmeranzahl festgelegt werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten bezüglich des Anmeldungsverfahrens.
Anmeldeangaben	Hier kannst du mithilfe zusätzlicher Fragen weitere Angaben von den Personen verlangen. Durch das Definieren von Fragen an die Teilnehmenden, erhälst du weitere Informationen die wichtig sind für dich als Veranstalter*in.
Administrationsangaben	Hier kannst du weitere Angaben pro Teilnehmer/-in definieren, welche nur für die Anlassverwaltung verwendet werden.
Kontaktangaben	Hier kannst du wählen, welche Kontaktangaben bei der Anmeldung von den Personen abgefragt werden sollen.

Leitung hinzufügen

Die Verantwortlichen können nun unter :menuselection:`Gruppe --> eigene Schar --> Anlässe` den erstellten Anlass aufrufen und eine Leitung hinzufügen.

Im geöffneten Anlassfenster zu der Registerkarte Teilnehmenden navigieren und unter dem :guilabel:`Person hinzufügen` Button die Leitung anwählen.

Danach die Verantwortlichen inkl. Jungwachtsleitung (oder umgekehrt) als Leitung definieren.

Und schon kann die Jungwachtsleitung (oder Blauring) auf dem Anlass auf Ebene Blauring (oder Jungwacht) auch die Teilnehmenden des Blaurings sehen, sowie Adresse und Telefonnummer. (Ich habe beim Anlass Telefonnummer und Adresse als Obligatorisch gesetzt)

Hint

Die Teilnehmenden können sowohl von Jungwacht, wie auch Blauring hinzugefügt werden. Sofern sie als Rolle Leitung definiert wurden. Teilnehmende die bereits ein Login auf der jubla.db haben können sich selbständig über den Direktink anmelden.

Falls die Anmeldung durch die Eltern gemacht wird:

Das Elternteil muss sich nur bei einer Schar registrieren zum Beispiel in einer Jungwachtsgruppe. Danach kann das Elternteil auch vom Blauring gefunden und bei einer Blauringgruppe hinzugefügt werden. Somit ist das Elternteil bei beiden Scharen erfasst und es kann von beiden Scharleitern je die jeweiligen Kinder zugewiesen werden. Sofern es eine Verwalterin oder Verwalter gibt, ist deren Name, E-Mail und Telefonnummer in der Anmeldung (PDF) direkt aufgeführt.

Lager

In diesem Abschnitt erhälst du Informationen zu zukünftigen Lager.

Lager - Übersicht

Mit diesen Buttons können Lager erstellt, angezeigt und exportiert werden.

Lager - Bearbeitungsbutton

• Lager erstellen: Mit :guilabel:`Lager erstellen` öffnet sich ein neues Fenster in dem ein neuer Anlass erstellt werden kann.
• Export: Mit :guilabel:`Export` können die Lagerinformationen entweder im CSV-Dateiformat oder in einem Excel exportiert werden.
• Kalender Export: Mit :guilabel:`Kalender Export` wird das Lager automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.

Lager erstellen

In diesem :fa:`video` Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie die Lagererfassung in der jubla.db-Datenbank funktioniert. Im jubla.netz findest du die Infos, was du bei der Erstellung einer Lageranmeldung beachten sollst.

Unter der Registerkarte Lager kannst du mithilfe :guilabel:`Lager erstellen` ein Lager für deine Schar erstellen.

Durch das Anwählen des :guilabel:`Lager erstellen` Buttons öffnet sich ein Fenster wo du die Einstellungen und Informationen zum Lager spezifischer definieren kannst.

Registermenü	Beschreibung
Allgemein	In diesem Menüregister kannst du den Namen, die Lagerart, die Adresse des Lagers bestimmen, allefalls könntest du noch eine kleine Beschreibung als Zusatzinformation angeben. Jedes Lager sollte eine Kontaktperson festlegen, welches auch in diesem Bereich getan werden kann. Es besteht zudem die Möglichkeit ein Motto zu bestimmen. Sichtbarkeit ✏️
Daten	In diesem Abschnitt wird der Zeitraum für das Lager eingetragen. Mit einem Start- sowie Enddatum wird festgelegt, von wann bis wann das Lager stattfindet.
Anmeldung	Hier kannst du festlegen von wann bis wann die Personen Zeit hat, sich für das Lager anzumelden. Zudem kann die minimale oder maximale Teilnehmeranzahl festgelegt werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten bezüglich des Anmeldungsverfahren, wie zum Beispiel Abmeldungsmöglichkeiten, Unterschriftserforderlichkeit oder Teilnehmersichtbarkeit.
Anmeldeangaben	Hier kannst du mithilfe zusätzlicher Fragen weitere Angaben von den Personen verlangen. Durch das Definieren von Fragen an die Teilnehmenden, erhälst du weitere Informationen die wichtig sind für dich als Veranstalter*in. Zum Beispiel wäre eine Frage ob jemand sein eigenes Zelt mitnimmt oder andere Informationen die für dich als Veranstaler*in wichtig sein könnten. Obligatorische Angaben für die NDS sind: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht (nur weiblich oder männlich zulässig auf der NDS), AHV Nr, Nationalität, Muttersprache, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land. Die AHV Nr. wird nur im Anlass und nicht im Profil gespeichert.
Administrationsangaben	Hier kannst du weitere Angaben pro Teilnehmer/-in definieren, welche nur für die Anlassverwaltung sichtbar sind.
Kontaktangaben	Hier kannst du wählen, welche Kontaktangaben bei der Anmeldung von den Personen abgefragt werden sollen.

Teilnehmende hinzufügen

In diesem :fa:`video` Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt gezeigt, wie du die Teilnehmenden für das Lager verwalten kannst.

Abos

In diesem :fa:`video` Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie du ganz einfach und simpel eine Abo erstellen kannst.

Hint

Wenn du regelmässig Nachrichten an die gleichen Personen versenden musst, lohnt es sich ein Abo zu erstellen. Ein Abo kannst du dir wie ein intelligenter E-Mail-Verteiler vorstellen. Somit ist der Versand für dich massiv einfacher.

Abos

Wie funktioniert der Versand via Abo?

Sende deine Nachricht einfach an die E-Mail-Adresse, die du im Feld Mailinglisten Adresse festlegt hast (wird dir im Abschnitt «Wie erstelle ich ein Abo?» genauer erklärt). Die jubla.db versendet dann eine Nachricht automatisch an alle Abonnent*innen des Abos.

Wie erstelle ich ein Abo?

Durch das Anwählen von :guilabel:`Abo erstellen` öffnet sich ein Fenster mit der 3 Registerkarten, Allgemein, Mailing-Liste (E-Mail) und MailChimp, indem ein neues Abo eingerichtet werden kann.

• Allgmein: Im Register Allgemein kannst du festlegen, wie das Abo heissen soll. Zusätzlich kannst du noch eine kleine Beschreibung hinzufügen und einen Absendername definieren.

• Mailing-Liste (E-Mail): Im Register Mailing-Liste (E-Mail) bestimmst du wie E-Mail-Adresse des Abo heisst, wo schlussendlich deine Nachrichten (E-Mails) versendet. Du wirst nur aufgefordert einen Namen zu bestimmen die E-Mail-Domain (@...) ist bereits vorgebgeben und lautet immer auf @db.jubla.ch. Wenn du einen Namen für die Mailing-Liste-Adresse gefunden hast, ist es möglich noch weitere Absender hinzuzufügen oder zusätzliche Labels und Einstellungen zu definieren.

  Important

  Für das versenden der Nachricht (E-Mail) spielt es keine Rolle welchen E-Mail-Anbieter oder welches Programm du verwendest um deine E-Mail zu versenden. Das einzig wichtige was zu beachten ist, dass du deine Nachricht an diese E-Mail-Adresse sendest, wo du im Feld Mailinglisten Adresse vergeben hast. Beispielsweise hast du den Namen "spesen.testschar" gegeben, somit lautet die E-Mail-Adresse deines Abos spesen.testschar@db.jubla.ch. Wenn du nun ein Informationsmail zum Thema Spesen an verschiedene Personen versenden möchtest um sie zu informieren, sendest du deine Nachricht bitte an die Adresse spesen.testschar@db.jubla.ch.

Wie kann ich Personen zu meinem Abo hinzufügen?

Wenn du dein Abo erstellt und gespeichert hast, wird es bei deiner Schar unter dem Register Abo angezeigt. Bitte wähle das entsprechende Abo aus, wo du die Personen hinzufügen möchtest. Im geöffneten Abo gehe zu Register Abonnenten, wo du mit :guilabel:`Person hinzufügen` die gewünschten Personen für dieses Abo bestimmen und hinzufügen kannst.

Was gilt es zu beachten?

Sind in einem Profil neben der Haupt-E-Mail Adresse weitere E-Mail Adressen hinterlegt, muss das Häckchen Versand nur an Haupt E-Mail Adresse deaktiviert sein, damit die weiteren E-Mail-Adressen deine Nachrichten ebenfalls erhalten. Über Abos sollen idealerweise keine Anhänge verschickt werden. Anhänge unter 1 Megabyte sind vertretbar, Versände mit Anhängen mit mehr als 10 Megabyte werden verworfen und nicht versendet.

Anfragen

Jede Schar (Ebene) kann die manuelle Freigabe für zugewiesene Rollen für ihre Mitglieder aktivieren. Als Scharleiter*in einer Schar bist du zuständig für die Mitglieder (und deren Daten). Die Datenbank ermöglicht es, die Zuteilung von Personen in andere Gruppen, Anlässen und Abos erst nach einer Freigabe zu ermöglichen. Damit kann eine Weitergabe von Daten gesteuert werden, sofern diese Schar zum Beispiel die automatische Weitergabe von Adressdaten an den Verband in ihren Statuten nicht freigegeben hat. Mitglieder (und deren Informationen) können so nicht von anderen Ebenen/Gremien übernommen werden.

Anfragen

Mehr dazu findest du :fa:`circle-info` hier.

Notizen

Hier sind die unter der Registerkarte Info erfassten Notizen zum Verein oder zur Gruppe aufgelistet. Zusätzlich sind auch die notizen der Untergruppen ersichtlich. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.

Log

In der Registerkarte Log wird aufgezeichnet, was für Veränderungen an deinem Profil, von dir oder in seltenen Fällen deiner Scharleitung oder Betreuungsperson (natürlich nur mit Einwilligung), unternommen wurden. Es liefert dir eine Übersicht zu welchem Zeitpunkt und auf welche Art deine Daten verändert werden oder wurden. Es enthält Informationen wie Datum, Uhrzeit, Benutzername und Art des Befehls, der ausgeführt wurde. Dies hilft dir die Veränderungen in deinem Benuterprofil zu erkennen und überwachen.

Ausbildung

In diesem Abschnitt erhälst du Informationen zu Personen welche Ausbildungen abgeschlossen haben in Bezug auf deine Schar.

Ausbildung

Die Legende gibt Auskunft über die Gültigkeitstatuts der Ausbildung.

Anzeigefilteroptionen

Durch das Anwählen der Buttons kann die Ansicht verändert und gefiltert werden. Wenn beispielsweise nur die Mitglieder angezeigt werden sollen, dann kannst du :guilabel:`Mitglieder` anwählen.

Bestand

Unter der Registerkarte Bestand wird der Bestand der gesamten Schar angezeigt. Somit werden in dieser Ansicht Personen aus der Schar, den Untergruppen sowie die Ehemaligen präsentiert.

Gelöscht

Unter der Registerkarte Gelöscht werden frühere, inzwischen gelöschte Untergruppen des Vereins angezeigt.

Modul Anlässe

Diese Übersicht zeigt dir alle Anlässe und Lager, welche dir gemäss deinen Rollen zum Anmelden, Ändern oder Schliessen zur Verfügung stehen.

Anlässe

• Mit :guilabel:`Anmelden` kannst du dich für einen Anlass anmelden. Du wirst augefordert für den Anlass deine Kontaktangaben einzutragen.
  • Je nach Veranstaltung sind noch weitere Informationen erforderlich. Zum Beispiel werden Informationen zur Ernährungsweise verlangt im Bezug auf die Essensplanung für den Anlass, ob man sich vegan oder vegetarisch ernährt und eventuell allergisch ist auf gewisse Lebensmittel.
• Teilnehmende

Modul Kurse

Über diesen Link kommst du zur Übersicht aller Kurse. Die Seitennavigation (Sidebar) zeigt dir immer in welchem Kurs du dich zurzeit befindest.

Sidebar Kursansicht

In der Gesamtübersicht werden dir alle Kurse gezeigt, welche für dich relevant sein könnten. So findest du schnell und unkompliziert alle Kurse und Informationen.

Kurse

Durch verschiedene Such- und Filterfunktionen können die Kurse zusätzlich gefiltert und spezifischer gesucht werden.

Modul Einstellungen

Über diesen Link kommst du zur Übersicht der Einstellungen.

Sidebar Einstellungen

Die Seitennavigation (Sidebar) zeigt dir immer in welcher Einstellung du dich zurzeit befindest.

• Etikettenformat: Mit den Etikettenformate kannst du eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.
• Kalender integrieren: Mit :guilabel:`Kalender integrieren` wird automatisch ein Downloadlink mit deinen gespeicherten Terminen, Events und Anlässe generiert. Beim Anwählen des Links werden alle gespeicherten Termine in deinem Kalender automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.

Wie du den Kalender erfolgreich importieren kannst, findest mithilfe folgender Links :fa:`link` Google, :fa:`link` Android und :fa:`link` Apple.

Important

Mit diesem Link (URL oder auch Adresse) kannst du von anderen Anwendungen aus auf deine Anlässe zugreifen.

!DANGER!

Gib diese Adresse nur an Personen weiter, die alle deine Termindetails sehen dürfen. Wenn du Missbrauch vermutest, kannst du die Adresse zurücksetzen und dadurch die aktuelle ungültig machen. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können danach nicht mehr deine Anlässe sehen.

VERSCHIEBUNG ✏️

Login senden

Login schicken 🔒

Dieser Befehl schickt den Benutzende ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob die Benutzende bereits ein Login hat, oder nicht.