conf-automation

SUAI conference automation scripts

Скрипты для автоматизации процессов подготовки и проведения конференций в ГУАП, а также сбора статей по итогам конференций

Конференции, проводимые в ГУАП:

• Международная Студенческая Научная Конференция (МСНК), участники - студенты. См. например http://msnk.guap.ru
• Научная Сессия ГУАП, участники - аспиранты, преподаватели.

МСНК

Основные документы (72-я МСНК ГУАП, апрель 2019):

• Приказ о проведении: http://fs.guap.ru/docs/2018/pr_guap_2018-005-28_05-139-18.pdf
• Пример заполненной формы представления материалов для программы 72-й МСНК ГУАП: https://docs.google.com/document/d/12QSuZgxSY40YRi2Eu5I5scfobLDzEPoOitMiIH-bsqg/edit?usp=sharing
• Пример заполненного отчета конференции: https://docs.google.com/document/d/1Q7KXTWOZm_qa-4k3IHK5LIQNmQeOW1JXoN9BONUmAyo/edit?usp=sharing
• Пример списка представляемых к публикации докладов: https://docs.google.com/document/d/1CK-jHP1xHWp6BtpnjrxG1qPrrIAlQiPZvgTpo1D6pmU/edit?usp=sharing
• Внутренняя таблица для учета всех этапов организации конференции (доступ по запросу): https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkLdYvq8qjKB4pOM6h8OwDPHahfrH9n8_GOUtySW-p0/edit?usp=sharing

Этапы проведения конференции

1. Подача заявок на участие (студенты ГУАП и др. ВУЗов)
2. Формирование программы конференции на основе поданных заявок
3. Проведение заседаний в рамках конференции, заслушивание докладов участников
4. Формирование отчета о проведенных заседаниях
5. Сбор статей (письменных версий докладов) для публикации в сборнике по итогам конференции
6. Формирование перечня представляемых к публикации докладов

Вспомогательные документы

• Гугл-форма (анкета) "Заявка на участие", все поля кроме телефона обязательны для заполнения:
  1. e-mail участника
  2. ФИО докладчика (отдельно фамилия, имя и отчетсво при наличии)
  3. Название доклада
  4. ФИО руководителя (фамилия и инициалы)
  5. Организация, направляющая участника на конференцию (по умолчанию ГУАП, но можно вписать другой ВУЗ)
  6. Номер группы (только для студентов ГУАП)
  7. Контактный телефон
• Гугл-форма (анкета) для подачи статьи для публикации
  1. email автора (должна проводиться верификация электронного адреса)
  2. ФИО основного автора (отдельно фамилия, имя и отчетсво при его наличии)
  3. ФИО соавторов, при наличии (полностью фамилия, имя, отчество; если соавторов несколько - через запятую; напр.: "Иванов Иван Иванович, Сидоров Сидр Сидорович")
  4. Название статьи
  5. Файл с текстом статьи
  6. Контактный телефон
• Внутренняя таблица для учета всех этапов организации конференции (см. пример по ссылке выше):
  1. Фамилия студента
  2. Имя студента
  3. Отчество студента
  4. Группа (для студентов ГУАП) или название ВУЗа (для студентов не из ГУАП)
  5. Тема доклада (из заявки на участие)
  6. e-mail
  7. телефон
  8. ФИО руководителя
  9. Дата выступления с докладом
  10. Рекомендация к опубликованию по итогам заслушивания доклада (логическое значение 1 или 0)
  11. Наличие распечатки статьи, поданной для публикации, с подписью руководителя (логическое значение 1 или 0)
  12. Наличие электронной версии статьи, поданной для публикации
  13. Название статьи, поданной для публикации (может отличаться от темы доклада)
  14. Соавторы (полное ФИО каждого соавтора, если соавторов несколько - через запятую)
  15. Дата заполнения гугл-формы "Заявка на участие" (в примере отсутствует)
  16. Дата заполнения гугл-формы для подачи статьи для публикации (в примере отсутствует)

Рабочий процесс

1. Студент заполняет гугл-форму "Заявка на участие"
2. С помощью Google Script введенные студентом данные записываются во внутреннюю таблицу
   • если студент с таким ФИО и номером группы (или ВУЗом для студентов не из ГУАПа) во внутренней таблице уже есть, то информация об этом студенте перезаписывается (обновляется)
   • если студента с таким ФИО и номером группы (или ВУЗом для студентов не из ГУАПа) во внутренней таблице нет, то информация из гугл-формы заносится в конец таблицы
   • данные записываются в таблицу автоматически, т.е. скрипт вызывается по нажатию на кнопку "Отправить" в гугл-форме
   • дата и время заполнения гугл-формы сохраняются в соответствующем поле во внутренней таблице
3. При необходимости во внутреннюю таблицу вручную добавляются данные (записи) о студентах, желающих принять участие в конференции
4. По завершении приема заявок от студентов с помощью Google Script (или Python + Google Sheets API) формируется документ - программа конференции, см. пример формы представления материалов для программы кофнеренции выше
   • скрипт запускается вручную в нужный момент времени, но неплохо было бы предусмотреть интерфейс для запуска скрипта "в один клик" (например, отдельная гугл-форма, при оправке которой будет запускаться скрипт для генерации программы конференции)
5. На кафедре проводятся заседания, заслушиваются доклады и во внутренней таблице вручную заполняются столбцы "Дата выступления с докладом" и "Рекомендация к опубликованию"
6. С помощью Google Script (или Python + Google Sheets API) формируется документ - отчет о проведенных заседаниях в рамках конференции, см. пример отчета о проведенных заседаниях выше
   • в отчет попадают все студенты из внутренней таблицы, для которых заполнено поле "Дата выступления с докладом"
   • если в поле "Рекомендация к опубликованию" во внутренней таблице стоит 1 или "Да" (логическое true), то в отчете для этого студента указывается соответствующий текст о рекомендации к опубликованию; если в этом поле пусто или стоит любое другое значение, кроме 1 и "Да", то в отчете для этого студента указывается текст о том, что доклад плохо подготовлен (см. пример)
   • скрипт запускается вручную в нужный момент времени, но неплохо было бы предусмотреть интерфейс для запуска скрипта "в один клик" (например, добавить в гугл-форму для запуска скрипта-генератора программы конференции выбор, какой именно скрипт запустить - генератор программы или генератор отчета)
7. Студенты заполняют гугл-форму для подачи статьи для публикации
8. С помощью Google Script введенные студентом данные записываются во внутреннюю таблицу
   • если студент с таким ФИО и номером группы (или ВУЗом для студентов не из ГУАПа) во внутренней таблице уже есть, то информация об этом студенте перезаписывается (обновляется)
   • если студента с таким ФИО и номером группы (или ВУЗом для студентов не из ГУАПа) во внутренней таблице нет, то информация из гугл-формы в таблицу не заносится, а пользователю выводится предупреждение о необходимости проверить правильность заполнения ФИО и группы/ВУЗа либо связаться с администратором по электронной почте m.polyak@guap.ru
   • тема статьи может не совпадать с темой доклада, поэтому тема статьи заносится в отдельное поле в таблице
   • в поле "Наличие электронной версии статьи" проставляется значение 1 (число, не строка)
   • данные записываются в таблицу автоматически, т.е. скрипт вызывается по нажатию на кнопку "Отправить" в гугл-форме
   • дата и время заполнения гугл-формы сохраняются в соответствующем поле во внутренней таблице
9. С помощью Google Script (или Python + Google Sheets API) формируется документ - список представляемых к публикации статей, см. пример списка представляемых к публикации докладов выше
   • в список попадают все студенты из внутренней таблицы, для которых оба поля "Наличие электронной версии статьи" и "Наличие распечатки статьи" содержат логическое значение true (может обозначаться числом 1 или строкой "Да" в ячейке таблицы)
   • если хотя бы в одном из полей "Наличие электронной версии статьи" или "Наличие распечатки статьи" нет логического значения true, то этот студент и его работа в список представляемых к публикации докладов не вносится
   • скрипт запускается вручную в нужный момент времени, но неплохо было бы предусмотреть интерфейс для запуска скрипта "в один клик" (например, добавить в гугл-форму для запуска скрипта-генератора программы конференции выбор, какой именно скрипт запустить - генератор программы конференции, генератор отчета или генератор списка представляемых к публикации статей)

TODO

• 1. Изучить существующие бесплатные решения для организации конференций, составить перечень достоинств и недостатков для каждого
• 2. Изучить существующие бесплатные решения для сбора (подачи) статей для публикации, составить перечень достоинств и недостатков для каждого
• 3. Написать скрипт на Google Script для внесения данных во внутреннюю гугл-таблицу при заполнении формы "Заявка на участие" (пункт 2 в рабочем процессе)
• 4. Написать скрипт на Google Script для формирования программы конференции в виде документа в Google Docs (пункт 4 в рабочем процессе)
• 5. Написать скрипт на Python 3.6 (или выше) с использованием Google Sheets API для формирования программы конференции в виде документа MS Word (файл в формате docx) (пункт 4 в рабочем процессе)
  - Учесть ограничение бесплатной версии Google Sheets API на количество запросов в единицу времени, сделав в скрипте соответствующие задержки
  - Скрипт запускается вручную из командной строки
• 6. Написать скрипт на Google Script для формирования отчета о заседаниях в виде документа в Google Docs (пункт 6 в рабочем процессе)
• 7. Написать скрипт на Python 3.6 (или выше) с использованием Google Sheets API для формирования отчета о заседаниях в виде документа MS Word (файл в формате docx) (пункт 6 в рабочем процессе)
  - Учесть ограничение бесплатной версии Google Sheets API на количество запросов в единицу времени, сделав в скрипте соответствующие задержки
  - Скрипт запускается вручную из командной строки
• 8. Написать скрипт на Google Script для внесения данных во внутреннюю гугл-таблицу при заполнении формы для подачи статьи для публикации (пункт 8 в рабочем процессе)
• 9. Написать скрипт на Google Script для формирования списка представляемых к публикации докладов (статей) в виде документа в Google Docs (пункт 9 в рабочем процессе)
• 10. Написать скрипт на Python 3.6 (или выше) с использованием Google Sheets API для формирования списка представляемых к публикации докладов в виде документа MS Word (файл в формате docx) (пункт 9 в рабочем процессе)
  - Учесть ограничение бесплатной версии Google Sheets API на количество запросов в единицу времени, сделав в скрипте соответствующие задержки
  - Скрипт запускается вручную из командной строки

Научная сессия ГУАП

Полезные материалы

• Как запустить скрипт для добавления данных в гугл-таблицу из гугл-формы: https://stackoverflow.com/questions/46902126/triggering-script-in-google-sheets-after-forms-submit