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一个发票管理工具

使用说明

需要安装依赖,Wand库依赖 ImageMagick( https://imagemagick.org/script/download.php ) 和 Ghostscript( https://www.ghostscript.com/download/gsdnld.html )。

Windows系统下在安装ImageMagick时记得勾选"Install development headers and libraries for C and C++ "选项。

装好依赖后命令行执行python manage.py runserver启动,然后就可以在 http://127.0.0.1:8000/admin/ 里访问了,默认账号密码都是admin

这个工具的起源

现在的老板们骚操作多,很多公司每个月都会有定额的福利,但需要拿发票去报销才能拿,于是就会有很多朋友碰到这样的问题:

  • 由于日常生活中不会经常出去吃饭、打车或是买一些价格较高的物品,导致每个月收集到的发票都极为零散,而且有些是纸质发票、有些是电子发票,整理起来极其麻烦。
  • 由于收集到的发票都是小额发票,而且各种类型都有,在有特定类型限制(比如说餐饮类多少、交通类多少)的情况下,需要将发票分门别类地整理好,并计算出该类型的总额,对着计算器一张一张敲金额敲到头疼。
  • 如果每个月收集的发票会比较多的话,还可能会出现一张发票开了多次、发票抬头或税号错误的情况,一不留神可能就得重新找发票补上空缺金额。而且多了的发票还得流转到下个月继续使用,管理已使用和未使用的发票又是件麻烦事。
  • 电子发票现在还无法实现纯数字化处理,所以整理好发票之后还得打印出来才行,一张一张打开、打印点到手酸。
  • 等等...

其实不单单是我们,财务在处理这种事情的时候其实也很头疼,他们会碰到这样的问题:

  • 有些人的发票金额没凑够,但报销单上写的却是完整的福利金额。
  • 有些人的抬头或税号填错了,但他们自己却没有核对过。
  • 有些人有部分发票的类型不符合要求,但他们却混着给了过来。
  • 为了方便整理,电子发票要求按规定格式命名并打包发给财务,但有些人给的发票名很混乱,或者发票号之类的打错了。
  • 等等...

这些其实都是很机械化的操作,但毕竟是涉及到钱的问题,必须得要严谨,所以我们和财务都需要对发票一个一个地进行查看、核实,无形之中大家都浪费了很多时间在做这些没有多大意义的事情上。

那么,有没有什么办法能解决呢?有,用发票管理工具就好了...吗?

理想与现实

如果你有调研过这种工具的情况的话,你会发现,虽然这种工具在专业的财务工具中基本都有,但由于对发票的处理只是财务工作的一部分,所以他们往往不会将这部分独立出来,而是作为自家产品的一个子功能。

但问题在于,这些产品往往年费高昂或是需要按照使用人数付费,对于中小企业而言,其实是没有必要为了这一个功能而付费的。毕竟...我们换位思考一下,作为一个企业的老板、股东,在人员不多的情况下,人工处理各种事务对财务来说不会有太大的负担,而对于其他员工来说,每个月就处理一次,还有钱拿,压根就不会说什么,那为什么还要为这种东西付钱呢?

而作为员工,即使自己觉得太麻烦了想省点事,为这种工具掏钱也仍然是没必要,毕竟这钱出了之后每个月也就用那么一两次,太亏了。

免费工具?

所以...有免费的发票管理工具吗?当然有,但问题更多,拿比较典型的在线工具举例,最直接、最明显的就是会涉及到隐私问题,毕竟你买了啥东西,在发票上可是一清二楚的,而这发票还是能精确到公司和个人的,你愿意舍弃掉这部分隐私吗?

还有是否付费使用也是个问题,免费的话别人服务器资源收不回来随时可能关站,加上这种工具使用频率很低,挂广告也不现实;

而付费的话,功能上总得比较有特色吧?得要人愿意买吧?如果定价太低,人家可能根本收不回开发各种特殊功能、推广等所花的时间成本,如果定价太高...和前面所说的中小企业的情况一样,你会愿意出钱吗?

自己动手

这个工具我很久以前就写了个纯命令行的版本,想着搞成网页并且加上各种功能的,但由于时间的问题一直没有搞,搁置了很久。

而很巧的是,华为云2020双十一想要我这边写篇使用它们服务的软文出来,于是,这个开源的发票管理工具应运而生,既能让我水两篇文章,又能把开发所花的时间成本所对应的金钱从他们手里拿到,何乐而不为呢?

目前已有功能

  1. 发票自动识别、入库,避免人工一张一张输入进工具的操作。
  2. 发票分类,用于区分不同类别的发票要求。
  3. 发票总额计算,用于方便地凑到指定金额。
  4. 去重,避免出现多张一样的发票。
  5. 抬头、税号检测,避免出现开票开错抬头或税号的情况。
  6. 自动排除已使用的发票,避免重复使用到旧的发票。
  7. 批量打印,不然还得一张一张点开打印。
  8. 自动导出已使用的发票并规范化命名,以方便财务收集。

TODO

  1. 自动读邮箱找到发票邮件,并提取其中的发票,实现几乎完全自动化的导入。
  2. 将滴滴打车发票之类有多个文件的情况(比如行程单)处理一下,以实现像打车发票这种东西能将行程单一并导入、导出。
  3. 发票使用时间限制设定以及快到限期的提示,避免发票被财务拒收。
  4. 支持ofd和图片格式的导入,以解决部分奇葩开票系统不开PDF格式导致无法统一管理的问题。
  5. 支持拍照导入纸质发票,以解决部分城市还未普及电子发票的问题。
  6. 导出命名格式支持网页端配置,提升非技术人员的体验。
  7. 打包成二进制格式,降低非技术人员的使用复杂度。
  8. 支持多张发票合并到一张纸上打印,节省纸张。(正常一张纸打印一个发票的话需要折叠起来,如果多张的话撕开就可以直接贴发票了)
  9. 支持将多张发票归于一次事务下,以方便出差、办事之类的场景下需要集中报销的情况。
  10. 支持定期事务,以方便像每个月有餐饮费福利多少、请客户吃饭报销额度多少等场景的处理。
  11. 自动按开票时间序列生成报销单并放入压缩包中,以方便部分公司财务要求有某个事务的整体报销单的情况。
  12. 事务发票导出时压缩包自动规范化命名,以方便有多个事务时的区分。
  13. ...

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