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レクレーション係の仕事について　　

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レク費管理: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wxHqobiF51LVHy6FjDQxmOoCYO6iPrlG-ygl0a-sL_I/edit?usp=sharing
メンバー 　Phd:叶さん
　M2：西村さん、宇城さん
　M1：林さん、田中Sさん、岡本さん

1年のイベントスケジュール
　5月　新入生歓迎会BBQ
　8月　夏季合宿
　10月 論文御焚上BBQ
　12月 忘年会
　1-2月 冬季合宿
　3月 卒業生送別会

1年の定常業務
　お菓子コーナーの補充
　レク費の管理

レク係の仕事について
　レク係の仕事は主に2つ
　　研究室の居心地を良くし学生・先生が研究に集中できる環境を作ること
　　レク費を増やし、卒業生の送別会の資金を貯めること

仕事の進め方
　【イベント】
　　【Step1】 段取り　M2の仕事
　　研究室のイベントについて、先生・秘書さんから開催依頼が来る。もしくは、慶事（結婚、受賞、出産）に際しレク係から企画する。
　　この時必ず、依頼のあった人に誰・何のためのイベントか聞いて、ゲストの情報を明らかにする。
　　イベントの予算、内容、スケジュールを調整して、先生方（主に秘書さん）に了承をもらう。
　　【Step2】 告知・出席確認　M1の仕事
　　M2の指示に従い、研究室にイベントのアナウンスと出欠確認をする。
　　【Step3】 準備　M1/M2の仕事
M1からM2に、当日の買い出し商品、作業予定を連絡し確認をしてもらう。作業予定者はM2でも、PhDでも、レク係以外でも構わない。
　　M2は、アレルギーや宗教等に該当する食品が含まれていないか、含まれる場合は表示をすることをM1に促す。
　　イベントの準備は研究室全体のタスクなので買い出し・準備には出来るだけ非レク係を使い、負担を分散させること
　　【Step4】実施　M2の仕事
　　M2は、実施に際し先生方・生徒を集め簡単な挨拶をした後、先生もしくはゲストに乾杯の音頭を取ってもらう。
　　また、時間を見て終了のアナウンス（必要があれば終了の挨拶を先生方してもらう）
　　【Step5】精算　M1の仕事
　　M1は、参加者から参加費を収集。先生方の参加費は秘書さんが代行して収集してくれる（2018時点）。徴収後、レク費管理シートを更新して終了。 　【買い出し】M1の仕事
　　お菓子コーナーの状況を見て、食料・備品の補充を行う。この時、買い出しに連れていく人はレク係ではなくてもよい。学校についてからの品出しは研究室にいる人に協力を求める。
　　買い出し後、レク費管理シートを更新して終了

アレルギー・宗教上の注意事項
　特にアレルギーには注意。最悪救急車を呼ぶことになる場合が有ります。また、これらの食品は準備しても構わないが、必ず表示すること。
　【アレルギー】
　　　えび・かに（吉野先生・アンドロス）、豚（サクティ先生）
　【宗教】
　　　豚・牛（サシ）

参考情報　先生方の好み
　中村先生：辛口のお酒、ノンアルビール（朝日ドライ系）、堅揚げポテト
　松田さん：酒類全般

各イベントに関して
　【新入生歓迎会】
　　研究室配属時期が不明なため、先生方に良く開催時期を確認しておくこと。新入生の宗教・アレルギーの確認を忘れないこと。
　　原則M2が段取りと準備を担当し、M1には片付けを頼むこと。BBQの場合は片付けを忘れずに翌日朝までに完了すること。
　　学校のBBQセットは汚れている場合があるので、洗浄後使用すること。
　【夏季合宿】
　　お酒とおつまみを準備するのが主な仕事。ネットで購入し、ホテルに直接送付することも可（但し、事前にホテルから許可を取ること（M2））
　　当日は、会場の浴槽を使って酒を冷やす等の準備をする
　【論文御焚上会】
　　主に、秘書さん・PHDからの企画が多い、BBQの準備の練習として、レンタル方法などをM1に教えるように務める。
　【忘年会】
　　M2最後の仕事。なるべく早くから準備・予約を行うこと
　【冬季合宿】
　　来年から中村先生がオーガナイズするらしい？
　　自由参加（レク係も自由参加）。10月ごろから中村先生と調整を始め、年内にはアナウンスするのが望ましい。
　　出来るだけ多く学生が参加できる場所で開催すること。
　　レク係の仕事は、ホテルの予約・現地の晩御飯の予約程度にとどめ、行き帰りの手配など各自に任せるのが吉。
　　バスチャーターは安く済むが調整が大変。
　【卒業生送別会】
　　例年、卒業生から、在学生、先生、秘書さんへそれぞれプレゼントを送るのが通例。卒業学年のレク係は、それぞれ何を送るか把握しておくこと。特に各グループから先生へ送るプレゼントの値段、漏れについて確認すること。　例：〇〇班だけ、先生へ何も送らない。〇〇先生だけ送らない。等の状況があるか確認、（送らなければならないというわけでなく、卒業生が送らないと決めたならそれも可）。卒業生から在学生へは、各グループではなく、全体で一つとなっているので注意。送るもの内容は、事前に設置場所・電圧等を確認した上で決めること。 　　 　　また、在学生も卒業する先輩へプレゼントを送るのが通例となっている。これは各グループ毎に送る場合もあれば、グループ関係なく送る場合もあるので、M1のレク係は卒業生に何が送られるか予算も含めて把握すること。この時、〇〇さんだけ送らないという選択は原則不可。予算の差が著しい場合は是正すること。

【レク費の支出について】
　レク費の特別支出について、レク係の最高学年の学生が、支出の額・内容を確認して
　先生方の合意を得た後（MailでStaf宛に確認を取る）
　研究室へ周知し（メールでLab宛に確認を取る）
　レク係へ報告する（メールでRec宛に報告をする）
　という流れを取る。この時、支出の目的・期待効果・現在のレク費財政状況を確認する。
　尚、この特別支出は、上記イベント・買い出しに該当しないすべての支出を指す。（例：レク係の給料・ガソリン代手当、備品購入など）

【問題発生時】
　問題が発生した場合、レク係の最高学年の学生が問題を収集した後、先生方、関係各位に謝罪する。
　謝罪の際に、下級生を伴うことは出来るが、下級生のみが謝罪をすることは出来ない。

今は無くなったレク係の仕事
　オープンキャンパス時に学生・先生方の弁当の出前を取る（ほか弁を利用）
　留学生のお出迎え・お世話全般
　音声合同ゼミの買い出し（主にその時の准教授の先生のサポート）
　 このページは、レク係の最高学年の学生が責任を持つこと。