Mangler standardisert felt for ekstern referanse

[petterreinholdtsen]

Dette er en mangelmelding som kun er registrert på github, og ikke er sendt inn til Arkivverkets postmottak. Se også https://github.com/petterreinholdtsen/noark5-tester/blob/master/mangelmelding/sendt/2019-05-14-ekstern-ref.md .

---

       Prosjekt  Noark 5
       Kategori  Versjon 4.0
    Alvorlighet  kommentar
   Meldingstype  utelatt
Brukerreferanse  pere@hungry.com>
    Dokumentdel  7.2.1.6 (Dokumentbeskrivelse)
     Sidenummer  89
    Linjenummer  n/a
Innsendingsdato  2019-05-14

---

Denne teksten er del av en samling innspill til Noark5-standarden tilgjengelig fra https://github.com/petterreinholdtsen/noark5-tester/.

Beskrivelse

Korrespondanse mellom organisasjoner og etater har gjerne intern og ekstern referanse som gjør det enklere for mottaker å finne korrekt sak/mappe. I offentlig forvaltning brukes gjerne saksid (dvs. saksår/saksnummer), mens ikke-offentlige instanser gjerne har andre strukturer på sine referanser (f.eks. initialer til brevskribent). Disse verdiene er ofte oppgitt i brevhodet som 'Vår referanse' og 'Deres referanse'.

I Noark 4 var det et felt i tabellen AVSMOT (avsender/mottaker) som het AM.REF (referanse) som kunne brukes til denne eksterne referansen. Dette feltet ser ut til å være forsvunnet fra spesifikasjonen av Noark 5, og det er ikke åpenbart hvordan ekstern referanse kan tas vare på i en Noark 5-løsning.

Feltet er et svært aktuelt felt å bruke blant annet i integrasjoner med andre systemer, der det eksterne systemets ID kan lagres som en ekstern referanse for å kunne søke opp aktuelle dokumenter og saker. Det er dessuten svært nyttig å legge inn ekstern referanse i arkivet for å effektivt kunne søke etter når en skal finne aktuell sak/mappe for innkommende brev.

Det kan argumenteres med at slik referanse skal knyttes til en part, og ikke et dokument, men i og med at ekstern referanse vil hentes fra et konkret dokument virker det mest naturlig å knytte det til entiteten Dokumentbeskrivelse.

Tilsvarende eksterne referanse felt finnes i GeoIntegrasjons-standarden omtalt på http://geointegrasjon.no/standard/, både som felt noekkel (muligens det samme som SakEksternNoekkel, referanseEksternNoekkel, referanseMappeEksternNoekkel etc.) under punkt 4.4.5 EksternNoekkel eller feltet deresReferanse under punkt 4.4.8 Korrespondansepart, som begge ser ut til å ha felt for eksterne referanser.

Da feltet er etterlyst og i bruk, så virker det fornuftig at det legges inn et standardisert tekststrengfelt for ekstern referanse inn i metadatakatalogen og under dokumentbeskrivelse i arkivstruktur.xsd.

Et alternativ er å bruke et felt i virksomhetsspesifikkeMetadata hos Dokumentbeskrivelse eller Sakspart, jamfør endringsforslag #78. Det vil ikke kreve endring i XML-skjema, men åpner for at ulike API-klienter velger ulike feltnavn for denne verdien med tilhørende innlåsingseffekt og manglende samvirke. Risikoen for dette kan reduseres med en katalog over felles og velkjente feltnavn.

Denne mangelmeldingen er basert på tips fra Mona Henriksen i Fredrikstad kommune, som etterlyste tilsvarende felt i Arkivfaglig forum på Facebook i 2016.

Ønsket endring

Legg inn ny attributt i tabell under 7.2.1.6 (Dokumentbeskrivelse) på side 97:

Navn	Merknad	Multipl.	Type
eksternReferanse	Ekstern referanse på innkommende dokumenter. Brukes til søk via API-et og kan ikke avleveres på deponi-formatet til Noark 5 versjon 4 og 5 som eget felt.	[0..1]	string

Jeg sender inn konkret endringsforslag til API-spesifikasjonen for å fikse dette, men det hadde vært nyttig med tilbakemelding på endringsforslag #78 og denne mangelmeldingen for å konkret vite hvordan det er best å skrive inn dette i spesifikasjonen.

[petterreinholdtsen]

Forespørsel om å få denne inn i N5 finnes som arkivverket/noark5-standard#124.

[petterreinholdtsen]

I arkivverket/noark5-standard#132 foreslås det at slik ekstern referanse bør høre til korrespondansepart, ikke mappe, registrering og dokumentbeskrivelse, for å bringe den på linje med Noark 4.