Konfiguration & Set-up:

• Abhängig davon, welches Ticket- und Verbuchungssystem eingesetzt wird, müssen unterschiedliche Konfigurations-Files erstellt werden.

• Alle Konfig-Files müssen im selben Ordner liegen, wie das Jar bzw. die exe-Datei

• Zuerst brauchts eine Kopie vom zeiterfassung.properties. Wird via adcubum-jira-plugin die Zeiten verbucht, brauchts ein turbo-bucher.properties.

• Zur definition vom internen Ticketbacklog brauchts ein ticketSystem.properties

  • Zum einen sind im ticketSystem.properties die Einträge 'defaultticketname', 'TicketSystem' (='proles-web', 'jira-web', oder 'adc-jira-web') sowie ein 'ticketnamepattern'
  • Erstes propertie definiert das Ticket-Nr Präfix gefolgt. Das zweite das eingesetzte Ticketsystem. Letzterer Eintrag definiert wie die Ticket-Nr aussehen müssen
  • Wird Proles eingesetzt, muss zusätzlich die URL der Login- und der Stundenerfassungsseite angegeben werden. Der untere Punkt ist für Proles nicht relevant
  • Für Jira (native oder adc. proprietär) muss zudem der Name vom Scrum bzw. Kanban-Board, die jira-url, der boardTyp (scrum bzw. kanban) sowie optional der Index, bei welchem begonnen wird nach jira-boards zu fetchen, Das kann hilfreich sein, wenn es extrem viele Boards gibt
  • Falls Tickets von weiteren Sprints angezeigt werden sollen kann mit dem key 'sprintNames' eine Liste von Semikolon separierten Sprint-Namen angegeben werden (z.B. sprintNames=sprintName1;sprintName2)

• Zusätzlich kann in einem optionalen 'default-tickets.txt' weitere Ticket-Nr angegeben werden, welche dann beim Erfassen der Zeit zur verfügung stehen. Die Ticket-Nr in dieser Datei sind nicht Semikolon separiert, sondern können einfach untereinander eingetragen werden

• Anhand aller konfigurierten bzw. definierten Ticket-Nr wird versucht diese Tickets via Jira-api zu ermitteln um beim Stoppen einer Aufzeichnung davon auswählen zu können

• Wird via adcubum proprietärem Jira-Plugin gebucht, muss im turbo-bucher.properties die Einträge: 'loginPage', 'baseURL' & 'browserName' definiert werden.

  • Für die ersten Einträge sind die gesetzten Werte so zu belassen. Letzterer Eintrag ist optional und definiert den Browser fürs abbuchen

• Die übrige Konfiguration wird im zeiterfassung.properties eingetragen

• Mit dem key 'boardName' kann ein Scrum-Board angegeben werden. Anhand diesem Boardnamen werden alle Tickets des aktuellen Sprints ermittelt

• Starten der Anwendung direkt via .jar (Mac) bzw. jar und oder exe-File (Windows)

Konfigurieren von Erinnerungen:

• Wenn z.B. morgens um 07:15 eine Erinnerung zum Starten der Aufzeichnung gewünscht ist, genügt ein Eintrag 'beginWork=07:15' im zeiterfassung.properties
• Für eine Erinnerungs zum Abbuchen der aufgezeichneten Stunden am Abends um 17:15, ist ein Eintrag 'endWork=17:15' im zeiterfassung.properties nötig
• Die Erinnerungen erscheinen nicht, wenn die Aufzeichnung bereits gestartet ist bzw. wenn es Abends gar keine aufgezeichneten Stunden gibt
• Ebenfalls erscheint der Reminder nicht, wenn die App nach der eingetragenen Zeit gestartet wird

Login:

• Rechtsklick auf den roten/grünen/blauen Kreis in der Info-Leiste und dann das Menu 'Login' auswählen. Anschliessend erfolgt die Verifzierung durch die Eingabe von Benutzername & Passwort
• Die Authentifizierung geschieht via Jira. Ist das Login mehrfach fehlgeschlagen und funktioniert trotz korrekter Eingabe nicht, musst du das Login auf Jira zurück setzen:
  • Navigiere auf https://jira.adcubum.com/
  • Klicke oben rechts auf dein Benutzer-Avatar und dann ganz unten auf 'Abmelden'
  • Auf der nun erschienenen Seite kannst du auf 'Melden Sie sich ernaut an' klicken
  • Auf der Login Maske Benutzername & Passwort eingeben sowie das Captcha bestätigen
  • et voila

Erfassen der Stunden:

• Aufzeichnen der Arbeitsstunden während dem Tag via Start/Stop. Auf diese Art werden die Arbeitsstunden laufend erfasst, sobald die Tätigkeit gewechselt wird
• Oder alternativ via Aufzeichnen von 'Kommen & Gehen' bei Ankunft bzw. Verlassen des Arbeitsplatzes. Hierbei werden die Arbeitsstunden erst am Ende des Tages erfasst
• Die beiden Modi können kombiniert werden. Allerdings kann keine Aufzeichnung gestartet werden wenn Kommen/Gehen aktiv ist und vice versa
• Die aufgezeichneten Stunden bzw. 'Kommen & Gehen' werden intern persistiert. Die App kann also beendet und neugestartet werden, ohne dass es zu einem Datenverlust kommt

Kommen/Gehen: Kommen:

• Rechtsklick auf den roten Kreis in der Info-Leiste und dann auf den Menu-Eintrag 'Kommen/Gehen' klicken
• Alternativ durch Drücken der Tastenkombination, welche im turbo-bucher.properties definiert werden kann (Property ComeOrGoHotKey)
• Dadurch wird ein 'Kommen' registriert und der rote Kreis verfäbt sich blau

Kommen/Gehen: Gehen:

• Rechtsklick auf den blauen Kreis in der Info-Leiste und dann auf den Menu-Eintrag 'Kommen/Gehen' klicken
• Alternativ durch Drücken der Tastenkombination
• Dadurch wird ein 'Gehen' registriert und der blaue Kreis verfäbt sich rot und das aktuelle 'Kommen/'Gehen' ist somit vollständig

Kommen/Gehen: Arbeitsstunden erfassen:

• Rechtsklick auf den roten Kreis in der Info-Leiste und dann auf den Menu-Eintrag 'Zeige Kommen/Gehen' klicken
• Dadurch wird eine Übersicht aller Kommen/Gehen angezeigt
• Durch einen Doppelklick auf einen 'Kommen bzw. Gehen-Eintrag' kann dieser editiert werden. Mit 'Enter'/'Tab.' wird die Änderung übernommen. Durch 'Esc' wird sie verworfen
• Mit dem Button 'Starte Zeiteingabe' wird ein Wizzard gestartet welcher pro Kommen/Gehen eine Eingabe-Maske zeigt
• Auf dieser Maske werden alle nötigen Informationen des bearbeiteten Tickets eingetragen (Ticket-Nr, Leistungsart usw.)
• Der Begin kann jeweils nicht verändert werden
• Das Ende kann kleiner gewählt werden, nicht aber grösser als das Ende des 'Gehen'
• Alternativ zum 'Ende' kann auch direkt die Anzahl Stunden eingegeben werden
• Überschreitet diese Anzahl Stunden das Ende des 'Gehen' wird autmatisch dieses Ende gesetzt
• Wird ein kleineres 'Ende' eingegeben und 'Weiter' geklickt startet der Dialog mit dem eingegebenen End-Datum als neuer Begin
• Dies wird so lange wiederholt bis die Arbeitsstunden für das letzte 'Kommen/Gehen' erfasst wurden.-
• Beim letzten Eintrag wird anstelle von 'Weiter' 'Fertig' angezeigt und beim Klick darauf wird der Dialog beendet und die erfassten Stunden sind wie gewohnt in der Übersichtsseite ersichtlich
• Anstelle von einem Klick auf Fertig bzw. Weiter kann die Tastenkombination 'Alt' & 'F' bzw. 'Alt' & 'W' verwendeten werden
• Klick auf 'Abbrechen' bzw. 'Alt' & 'A' verwirft die gemachten Erfassungen

Aufzeichnung starten:

• Durch Klick auf den roten Kreis unten in der Info-Leiste
• Durch Drücken der Tastenkombination, welche im turbo-bucher.properties definiert werden kann (Property StartStopHotKey)
• Eine Aufzeichnung ist nicht möglich, sofern noch Aufzeichnung von einem anderen Tag vorhanden sind. Diese müssen zuerst gelöscht werden

Aufzeichnung stoppen:

• Durch Klick auf den grünen Kreis unten in der Info-Leiste
• Durch Drücken der Tastenkombination, welche im turbo-bucher.properties definiert werden kann (Property StartStopHotKey)
• Anschliessend kann die Ticket-Nr eingegeben werden. Wenn im turbo-bucher.properties der Name des Scrum-Boards angegeben werden, kann in der Drop-Down Liste aus den Tickets im aktuellen Sprint ausgewählt werden. Alternativ kann direkt im Eingabefeld getippt werden. In einem Popup werden Tickets angezeigt, welche zum eingetippten Text matchen. D.h. entweder nach Ticket-Nr oder nach der Beschreibung
• Story-Time Buchungen: Durch die Eingabe mehrerer Ticket-Nrs, welche durch Semikolons separiert sind, wird die gesammt Zeit auf die Anzahl einzelner Tickets aufgeteilt
• Dieses Eingabefeld ist nur aktive, wenn das Eingabefeld 'Ticket-Nr.', in welchem ein einzelnes Ticket eingegeben werden kann, leer ist und vice versa.
• Eingabe der Start- bzw. Endzeit z.B. also 0915, 915 bzw. 09:15
• Durch klicken auf Fertig bzw. 'Alt' & 'F' wird die Eingabe validiert und sofern gültig, gespeichert

Datenhaltung: Versionen >= 2.0.0

• Die aufgezeichneten Stunden werden automatisch gespeichert. D.h. ist aktuell eine Aufzeichnung bzw. ein Kommen/Gehen am Laufen und wird die App unerwartet beendet, so sind weder die bereits vollständig erfassten Aufzeichnungen noch die aktuell gestartete verloren.
• Beim nächsten Start der Applikation ist eine allfällig laufende Aufzeichnung, welche unerwartet unterbrochen wurde, rekonstruiert und zeichnet somit direkt wieder auf Versionen <= v1.8.x
• Die Datenhaltung erfolgt transient. D.h. beim Beenden der App gehen alle aufgezeichneten Einträge verloren. Es empfiehlt sich daher, die nicht verbuchten Einträge auf den Deskopt zu exportieren
• Wird die App unerwartet beendet, erfolgt automatisch ein Export auf den Desktop

Integriertes Ticketbacklog

• Damit beim Stoppen der Aufzeichnung aus den Tickets im aktuellen Sprint ausgewählt werden kann, bedarf es einem Eintrag im zeiterfassung.properties
• z.B. boardName=Contract Health um für das Board 'Contract Health' die zum Start-Zeitpunkt der App aktuellen Tickets zu ermitteln. Es kann ein beliebiger Boardname eingetragen werden, so wie er in Jira angezeigt wird
  • Die Syntas sieht folgendermassen aus: boardName=Mein Board Name
• Für weitere, nicht aktive Sprints kann mit dem Key 'sprintNames' weitere Sprints angegeben werden, welche noch aktiv sind (z.b. Fachexperte/Analyse-Sprints oder sonstige Backlogs)
  • Die Syntax benötigt keine Hochkommas o.ä. und sieht folgendermassen aus: sprintNames=sprintName1;sprintName2;sprint name drei
• Beim Stop einer Aufzeichnung kann aus der Dropdown-Liste rechts vom Eingabe Feld ein Ticket ausgewählt werden. Tickets die dir zugewiesen sind, werden fett dargestellt
• Diese Liste mit Tickets kann aktualisiert werden, indem mittels der rechten Maustaste auf den roten/grünen/blauen Kreis das Kontext-Menu geöffnet und dort auf 'Sprint-Tickets aktualisieren' geklickt wird.

Abbuchen der aufgezeichneten Stunden:

• Die Stunden können direkt über den Kontextmenu-Eintrag 'Abbuchen' oder von der Übersichtsseite her abgebucht werden.
  • Rechtsklick auf den Kreis, Klick auf Menu-Eintrag 'Zeige Arbeitsstunden' und auf der sich nun öffnenden Seite auf 'Abbuchen' drücken
  • Anschliessend öffnet sich der konfigurierte Browser und verbucht die Zeiten in Abacus
  • Unterstützte Browser-Typen sind: Google Chrome, Firefox & Edge.
  • Zur Konfiguration des Browsers im turbo-bucher.properties mit dem Key 'browserName' den gewünschten Browser-Name eintragen
  • firefox für Firefox, chrome für Google-Chrome oder edge für MS-Edge

Aufzeichnung exportieren:

• Sollte ein Abbuchen nicht möglich sein, kann die aktuelle Aufzeichnung exportiert werden
• Dazu einfach via Kontext-Menü 'Zeige Arbeitsstunden' auf die Übersichtsseite navigieren und von dor aus auf 'Exportieren' klicken
• Export erfolgt auf den Desktop

Leistungsarten:

• Per Default sind folgende Leistungsarten unterstützt:
  • 100 (Analyse)
  • 111 (Meeting)
  • 113 (Umsetzung/Dokumentation)
  • 122 (Qualtitätssicherung)
  • 141 (Allg. Verwaltungsarbeiten)
  • 164 (bezahlte Abwesenheiten)
• in einem optionalen leistungsarten.properties können beliebige andere Leistungsarten definiert werden

Aufzeichnung importieren:

• Exportierte Arbeitsstunden können via Kontext-Menü 'Vorhandene Arbeitsstunden importieren' importiert werden
• Hinweis: Alle in dieser Aufzeichnung verwendeten Leistungsarten müssen der Zeiterfassungs-App, welche den Import vornimmt, bekannt sein

Genauigkeit der Aufzeichnung:

• Die Genauigkeit der Aufzeichnung kann vier stufig definiert werden:
• 1, 5, 10 & 15 Minuten genau. Entweder im turbo-bucher.properties (Property Rundungseinstellungen) oder mittels Kontext-Menü 'Rundungseinstellungen' auf den roten/grünen/blauen Kreis

Anzeige und Ändern von aufgezeichneten Stunden

• Via Kontextmenue 'Zeige Arbeitsstunden' kann auf die Übersichtsseite navigiert werden
• Hier kann durch einen Doppelklick auf einen Eintrag folgende Elemente geändert werden:
  • Die Ticket-Nr
  • Der Buchungstext
  • Die Gesamtdauer des Eintrages ('Anzahl Stunden'). Wird diese geändert, passt sich die Endzeit so an, dass die Summe der gewünschten Dauer entspricht
  • Start- und Endzeit der vorhandenen Zeitabschnitten
  • Die Leistungsart des erfassten Zeitabschnittes
• Ist für kein Entrag ein Buchungstext vorhanden kann mittels Rechtsklick auf die gewünschte Zeile ein Kontext-Menü angezeigt werden. In diesem klickst du auf 'Beschreibung hinzufügen'
• Klick auf 'Abbuchen' startet das Abbuchen
• Klick auf 'Exportieren' startet den Export auf den Desktop
• Klick auf 'Alles Löschen' löscht die Aufzeichnung ohne Vorwahrnung. Bereits abgebuchte Einträge sind davon nicht betroffen

Anzeige im Web (nur ab v 2.0.0)

• Über das Kontext-Menü 'Zeiterfassung im Browser anzeigen' zbw. direkt via http://localhost:8080 kann ein Webbasiertes UI angezeigt werden

Tagesübersicht

• Die Kachel (1) 'Tagesübersicht' zeigt das Verhältnis von bereits erfassten Stunden und dem Tagessoll an. Dabei werden nur vollständig aufgezeichnete Stunden berücksichtigt.
• Das Tagessoll kann im 'zeiterfassungs.properties' mit dem Schlüssel 'setWorkingHours' definiert werden

Verwaltung der aufgezeichneten Stunden

• In der Kachel (2) 'Verwaltung der aufgezeichneten Stunden' können bereits erfasste Stunden gelöscht bzw. mutiert werden
• Dafür genügt ein Doppelklick auf den zu mutierenden Eintrag
• Bereits verbuchte Stunden können nicht mehr verändert werden

Aktueller Status

• In der Kachel (3) 'Aktueller Status' ist der aktuelle Status der Aufzeichnung ersichtlich und es kann eine laufende Aufzeichnung gestopt bzw. gestartet werden
• Bei einer laufenden Aufzeichnung kann durch Klick auf 'Aufzeichnung beenden' ein Dialog gestartet werden, mithilfe dessen die laufende Aufzeichnung ins System überführt wird.
• Der Funktionsumfang sowie die abzufüllenden Felder orientieren sich dabei fast vollständig dem integrierten Fx GUI. D.h. erfassen von Ticket-Nr, optionaler Beschreibung, Leistungsart sowie von, bis sowie der Anzahl an Stunden. Das Fenster zur Eingabe erscheint mittig im Browserfenster, vor dem restlichen Web-Ui.
• Der Hintergrund wird dabei verwischt/weichgezeichnet dargestellt, damit es die Erfassung der Daten nicht behindert:

- Hinweis: Für Firefox muss dieser Effekt manuell aktiviert werden: - Öffne einen neuen Tab - Navigiere nach about:config - Suche nach 'layout.css.backdrop-filter.enabled' -> klick darauf und dann den Wert auf 'true' zu setzen

• Die erfassten Stunden können durch Klick auf 'Abbuchen' verbucht werden. Hinweis: Hier hat es evtl. noch einen klitzekleinen Fehler drin, durch welchen das Abbuchen übers Web nicht funktioniert. Das Entwickler-Team arbeitet unter Hochdruck an einer Lösung des Problems..

Monatsübersicht

• Die Kachel (4) 'Monatsübersicht' stellt alle im aktuellen Monat abgebuchten Stunden dar. Somit ist es auf einen Blick möglich zu prüfen, ob an einem Tag noch Stunden fehlen
• Hinweis: Es werden nur Stunden berücksichtigt, welche über die Zeiterfassungs-App abgebucht wurden.