- Combien de participants?
- Thème ou pas?
- Où?
- Quand?
- Réglement
- Electricité
- Il va falloir fournir de l'électricité pour les participants qui ont environ 2 devices chacun
- Connectivité
- Quelle infrastructure réseau (câblée et Wi-Fi) faut-il? Qui fournit un accès haut débit?
- Communication
- Projecteur(s)
- Haut-parleurs
- Micros
- Installation
- Chaises/Tables
- Serveurs
- Nourriture/Boissons
- Penser aux intolérances, aux religions etc...
- Penser aux apports energétiques!
- Penser à des outils tels que des micro-ondes, frigos...
- Fun stuff
- T-Shirts
- Clés USBs
- ...
- Steward
- Cuisine
- Jury
- Tech staff
- Invités
- Faire un premier sondage pour connaître le nombre de participants
- Faire la liste des dépenses (environ) pour chaque point de la liste ci-dessus
- Estimer un coût par participant
- (Trouver des partenaires pour réduire le coût)
- Faire de la pub pour l'évenement
- Construction des équipes
- Proposer un portail de soumissions des équipes qui va permettre d'avoir un aperçu des projets et du nombre de participants
- Créer une identité visuelle!
- Installer tout le matériel de la step 2.
- Vérifier l'installation, 3 FOIS
- Bref speech d'accueil
- Lancer directement les participants dans l'activité
- Prévoir des évenements non obligatoires autres que le développement (conférences, activités, workshops)
- Toujours garder un oeil sur les invités pour voir ce qu'ils font, si ils vont bien
- Discuter avec les membres pour les mettre à l'aise et les familiariser avec l'évenement
- Prendre des photos
- Toujours avoir un staff technique prêt à intervenir en cas de soucis
- Peut se faire le jour même mais il faut faire patienter les participants
- Peut se faire après et communication via le site web
- Rendre le matériel aux partenaires et les remercier
- Faire un débriefing pour voir les points à améliorer, ce qui s'est bien passé
- Continuer à communiquer, entretenir la communauté