В процессе подготовки внутренних правовых актов и отчетности я обратил внимание на множество повторяющихся формулировок и устойчивых выражений.
Предварительный анализ показал, что автоматизация заполнения этих блоков значительно сократит время на подготовку документов.
Результаты - создание внутренней документации ускорилось в 2,5 раза.
👁️🗨️Ссылка на полное pdf-описание проекта
Проанализировав документы, я составил список наиболее часто встречающихся словосочетаний и блоков текста.
Затем я создал таблицу с парами "ключ-значение" для добавления в базу автозамены Microsoft Office.
В качестве "ключа" использовались сокращения от словосочетаний (кодовые слова) или названия блоков (скриптов), а в качестве "значения" – их полная расшифровка или сам скрипт.
Система дополненной автозамены активно используется и актуализируется работниками управления организации.
После дополнений/актуализации, "системный" файл с данными автозамены Microsoft Office может обновляться на всех необходимых устройствах, не требуя ручного ввода пар на каждом конкретном устройстве.
Внедренная система дополненной автозамены улучшила ряд показателей:
создание внутренней документации ускорилось в 2,5 раза
- это подтверждается как практическими измерениями (сравнение времени, затраченного на подготовку однотипных документов одним и тем же сотрудником с использованием системы автозамены и без нее), так и теоретическими расчетами (в ряде документов доля сокращений и скриптов составляет более 70%);
снизилась доля ошибок в именах, должностях и формулировках
- ранее ввод данных осуществлялся по памяти и с использованием справочных материалов, что могло приводить к ошибкам из-за неточности ввода или копирования. Теперь система автоматически подставляет правильные данные, обеспечивая точность и сокращая время на ввод;
расширились возможности по взаимозаменяемости сотрудников при сохранении качества документов
- Шаблоны формулировок и блоков позволяют новым исполнителям готовить документы в соответствии с установленными ранее требованиями. Это снижает зависимость от конкретных специалистов и упрощает процесс обучения новых сотрудников.