Merge pull request #90 from nens/StevenHosper-patch-1

Add explanation for new managers

source/h_managers_lizard.rst

@@ -0,0 +1,168 @@
+:orphan:
+
+========
+Managers
+========
+
+
+Wat zijn de taken die vallen op een Manager van een organisatie
+===============================================================
+
+De rol van manager is belangrijk voor het beheer van de data van een organisatie.
+Als manager verleent u rechten voor uw organisatie, of neemt u deze af.
+Een manager heeft voornamelijk twee taken:
+
+1. Het onderhouden van de rechten van bestaande gebruikers
+2. Het verlenen van rechten aan nieuwe medewerkers of externe partijen
+
+**Onderhouden rechten van bestaande gebruikers**
+
+De rechten van gebruikers die onder uw organisatie vallen vervallen niet automatisch.
+Het is dus van belang dat u met enige regelmaat controleert of gebruikers hun rechten nog nodig hebben.
+Dit kan dan gaan om werknemers die de organisatie verlaten, maar ook om een project wat af loopt.
+Soms hoeven niet alle rechten afgenomen te worden, ook dit is mogelijk.
+Het is aan u om te bepalen hoe vaak u dit wil controleren.
+
+**Verlenen rechten nieuwe gebruikers**
+
+Als een gebruiker rechten nodig heeft voor uw organisatie bent u hiervoor verantwoordelijk.
+Voor het spoedig verloop van een project is het handig om dit soort verzoeken met enige spoed af te handelen.
+Het verlenen van rechten hoeft ook geen langdradige klus te zijn, met een minuut zijn de rechten al verleend.
+Hoe dit exact in zijn werk gaat leest u in `Nieuwe gebruikers uitnodigen`_ en `Bestaande rechten aanpassen`_.
+
+.. tip:: Gebruik een bookmark om direct naar de Management-pagina te komen. Op deze manier kan je binnen no-time een gebruiker rechten geven.
+
+
+Welke rechten zijn er te verdelen en wanneer is dit nodig?
+==========================================================
+
+**User**
+
+Voor elke projectmedewerker, intern of extern, die toegang nodig heeft tot de privé data van de organisatie.
+Dit zijn alleen “lees”-rechten, wat betekent dat deze gebruiker geen data kan aanpassen of toevoegen.
+
+**Supplier**
+
+Projectmedewerkers die juist data moeten aanpassen of aanleveren hebben “schrijf”-rechten nodig. 
+Dit valt onder deze rol.
+Als supplier is het alleen mogelijk om je eigen data aan te leveren en aan te passen, niet die van andere gebruikers (van de organisatie).
+Een gebruiker met enkel supplier-rechten kan wel nog publiek beschikbare data inzien.
+
+**Administrator**
+
+Een administrator heeft zowel “lees” als “schrijf” rechten. 
+Dit betekent dat de rechten van User en Supplier samen komen in deze rol.
+Extra met deze rechten komt de mogelijkheid om de aangeleverde data van andere aan te passen.
+
+**Manager**
+
+De manager geeft en neemt rechten van andere.
+Een manager kan ook de rechten van een andere manager afnemen.
+Zorg dus dat u alleen vertrouwde partijen managers rechten geeft.
+
+.. tip:: In sommige situaties ontstaant organisaties voor specifieke projecten. 
+    Als de data binnen dit project onder uw organisatie valt en u wilt hiervoor een manager aanstellen, 
+    neem dan contact op met de `servicedesk <mailto:servicedesk@nelen-schuurmans.nl>`_.
+
+
+Het managementscherm
+====================
+
+Het managementscherm bied de mogelijkheid om verschillende aspecten van je organisatie te beheren.
+Denk hierbij aan het beheren van uw data: rasters, scenario's, tijdseries en meer. 
+Voor het complete gebruik van deze pagina kunt u terecht op de `lizard documentatie <https://docs.lizard.net/index.html>`_.
+Belangrijkste is in dit geval het "User Management".
+Alleen managers hebben toegang tot het "Users" scherm.
+Het is in dit scherm dat u:
+
+1. Nieuwe gebruikers kunt uitnodigen.
+2. Uitnodigingen kunt beheren.
+3. Bestaande rechten kunt aanpassen.
+
+
+Nieuwe gebruikers uitnodigen
+----------------------------
+
+Als een nieuwe gebruiker toegang tot Lizard nodig heeft vanuit de organisatie kunnen deze verleend worden door de Manager.
+Dit gebeurt als volgt:
+
+1. U logt in op het portaal van de organisatie ({organisatie}.lizard.net).
+2. Ga naar het gebruikersgedeelte in het managementscherm ({organisatie}.lizard.net/management/users).
+3. Klik op `+ NEW USER` rechts boven in het scherm (afbeelding 1, rood).
+4. Type het e-mail van de gebruiker in de 'e-mail' balk (afbeelding 2).
+5. Selecteer de rollen die de gebruiker krijgt. Voor de rechten die aan de rollen gekoppeld zitten kunt terug vallen op `rechten <Welke rechten zijn er te verdelen en wanneer is dit nodig?>`_.
+6. Klik op `SAVE`.
+7. Het is gelukt! De uitnoding is verstuurd en zal binnen 5 minuten in de mailbox van de nieuwe gebruiker belanden.
+
+.. tip:: Als u op een rol klikt wanneer u iemand wilt uitnodigen worden de rechten van elke rol ook aan de linkerkant van uw scherm beschreven. 
+
+.. tip:: Wanneer de e-mail niet in de inbox verschijnt na 5 minuten, controleer dan eerst uw spam. Mocht de uitnodiging hier ook niet zijn, dan kunt u altijd de `servicedesk <mailto:servicedesk@nelen-schuurmans.nl>`_ benaderen.
+
+.. figure:: /images/h_gebruiker_uitnodigen_1.png
+    :scale: 50%
+    :alt: Overview of the Lizard management page with multiple users.
+
+    Afbeelding 1: Een overzicht van het gebruikersgedeelte in het managementscherm van Lizard.
+    Hier kunt u de bestaande rechten inzien en nieuwe gebruikers uitnodigen (rood) of uitstaande `uitnodigingen beheren <Uitnodigingen beheren>`_ (geel).
+
+
+.. figure:: /images/h_gebruiker_uitnodigen_2.png
+    :scale: 50%
+    :alt: Invitation screen for new users of Lizard. Enter an e-mail and select the roles for the new user.
+
+    Afbeelding 2: Het uitnodigingscherm voor nieuwe gebruikers. U selecteert de rollen door er op te klikken.
+
+
+
+Uitnodigingen beheren
+---------------------
+
+In het `Pending Invitations` scherm kunt u zien welke uitnodigingen u heeft verstuurd, die nog niet geaccepteerd of verlopen zijn.
+Uitnodigingen verlopen standaard binnen 15 dagen, maar u kunt ze al eerder opzeggen door op de 3 stippen te klikken die achter een e-mail staan (afbeelding 3).
+Mocht een e-mail niet bij een gebruiker binnen zijn gekomen dan kunt u hier ook nogmaals de e-mail verifiëren.
+
+.. figure:: /images/h_pending_uitnodiging_1.png
+    :scale: 50%
+    :alt: Invitation screen for new users of Lizard. Enter an e-mail and select the roles for the new user.
+
+    Afbeelding 3: Het overzicht voor uitstaande uitnodigingen.
+
+
+Bestaande rechten aanpassen
+---------------------------
+
+In het gebruikersrechten overzicht scherm kunt u de rechten van bestaande gebruikers beheren.
+U ziet hier de volgende informatie van gebruikers die rechten hebben voor uw organisatie:
+
+1. Gebruikersnaam / Username
+2. Email
+3. Rollen / Roles
+
+.. figure:: /images/h_rechten_beheren_1.png
+    :scale: 50%
+    :alt: Overview of the Lizard management page with multiple users.
+
+    Afbeelding 4: Het overzicht voor uitstaande uitnodigingen.
+
+Door op de gebruikersnaam te klikken van de desbetreffende gebruiker wordt u meegenomen naar de pagina van deze gebruiker specifiek.
+Hier klikt u op de rollen die u wilt verwijderen of toevoegen.
+Is een rol duidelijk gekleurd heeft de gebruiker deze rechten wel.
+
+.. figure:: /images/h_rechten_beheren_2.png
+    :scale: 50%
+    :alt: Roles of an individual user.
+
+    Afbeelding 5: In dit geval heeft de gebruiker 'User' en 'Manager' rechten.
+
+
+Tips
+=============
+
+.. tip:: Zorg dat direct aan het begin van een project rechten worden besproken en verleend.
+    Dit voorkomt dat er later vertraging plaats vindt doordat iemand moet wachten op zijn rechten.
+
+.. tip:: Vergeet na het afsluiten van een project niet de rechten van gebruikers niet te verwijderen.
+    Op deze manier houd u actief de gebruikersdatabase bij en is uw data onder uw controle.
+    Controleer hierbij wel of er geen scripts draaien op een API KEY van een van deze gebruikers.
+
+.. tip:: Mocht u accounts willen deactiveren, neem dat contact op met de `servicedesk <mailto:servicedesk@nelen-schuurmans.nl>`_