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DSGVO-konformes Löschen von Mitgliedern mit Buchungen #213
Comments
Unter Umständen ist ein physisches Löschen rechtlich ja auch gar nicht möglich. Wenn ein Mitglied z.B. austritt, hat er ja auch das Recht, dass seine persönlichen Daten gemäß DSVGO gelöscht werden. Dem stehen dann aber die Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes gegenüber. Steuerrechtlich relevante Buchungen werden ja durch den Austritt nicht unwirksam. Aus meiner Sicht müssen die Datensätze ja nicht physisch gelöscht werden. In meinen beruflichen Projekten würde das dann so gelöst:
Damit können die Buchungen erhalten bleiben und verfälschen die Buchhaltung nicht. Es ist aber kein Bezug mehr zur Person vorhanden. |
Deswegen spreche ich ja auch davon, dass nur Mitglieder komplett gelöscht werden können, wenn die letzte zugeordnete Buchung länger als 10 Jahre zurück liegt. Dann enden nämlich alle Aufbewahrungsfristen und die MÜSSEN daher gelöscht werden. |
Und, doch die Daten müssen auch physisch gelöscht oder zumindest Anonymisiert werden. |
Aus meiner Sicht wäre es aber sinnvoll, das Problem hier gesamtheitlich zu lösen und nicht nur für den Fall, dass die Daten älter als 10 Jahre sind. Mir ist auch keine steuerrechtliche Löschpflicht bekannt. Personenbezogene Daten müssen gemäß DSGVO gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden - also nicht erst nach 10 Jahren (hier geht auch Anonymisierung). Steuerrechtliche Daten dürfen nach 10 Jahren gelöscht werden - müssen aber nicht. |
Das Problem besteht aber ja nur, wenn Buchungen mit dem Mitglied verknüpft sind, daher nach 10 Jahren irrelevant. Wenn keine Buchung verknüpft ist, kann ich das Mitglied ja jederzeit löschen. |
Genau das sage ich doch. Das Problem besteht, wenn das Mitglied auf der einen Seite gelöscht werden soll (aus welchem Grund auch immer) - aber Buchungen existieren, die nicht gelöscht werden dürfen. Genau dafür würde obiger Lösungsansatz helfen. Alle anderen Fälle (Mitglied hat keine Buchungen bzw. Buchungen dürfen gelöscht werden, weil älter als 10 Jahre) sind kein Problem. |
Also der Fall, dass die Buchungen älter als 10 Jahre sind ist schon ein Problem, da ich diese Buchungen ja auch nicht löschen kann. Außerdem verstehe ich es so, dass im Zweifel auch für die Mitgliederdaten eine Aufbewahrungsfrist bestehen könnte bspw. aufgrund der Beitragszahlungen. |
Ja. Das ändert aber am Problem und an der Lösung nichts. |
Könnt ihr mir sagen, was ihr mit Buchungen meint? |
Das mit den Istbuchungen selbst sehe ich als ganz anders Thema. In den Kontoauszügen (Buchungen) tauchen ja auch andere Namen auf die keine Mitglieder sind. Da redet doch auch keiner davon, dass das personenbezogene Daten sind die man irgendwann löschen muss. Man muß die Kontoauszüge eben mindestens die 10 Jahre aufbewahren und ist auch nicht verpflichtet diese danach zu vernichten. |
Ein Name allein ist noch nicht DSGVO-relevant, da der nicht hinreichend eindeutig ist. Erst wenn er zusammen mit anderen Daten (z.B. Geburtsdatum) erscheint und damit eindeutig einer Person zugeordnet werden kann, kommen die Anforderungen aus DSGVO zum Tragen. Heisst: Wenn lediglich der Name irgendwo in Buchungen auftaucht, ist das unkritisch. Hier gibt es keinerlei gesetzliche Anforderungen (weder aus steuer- noch datenschutzrechtlichen Gründen) zum Löschen. Bei den persönlichen Daten des Mitglieds in den Stammdaten handelt es sich hingegen um DSGVO-relevante Daten. Hier gibt es allerdings weder Aufbewahrungs- noch Löschfristen. Sobald ein Mitglied den Verein verlässt oder es aus anderen Gründen nicht mehr mit der Speichrung der Daten einverstanden ist, müssen diese gelöscht werden. Umgehend. Nicht erst nach x Jahren. Heisst: Bei den Soll-/Istbuchungen ist nur der steuerrechtliche Aspekt der Aufbewahrungspflicht relevant. Sobald hier die Fristen abgelaufen sind, kann man mit den Buchungen machen, was man will. Man kann sie löschen, wenn man möchte, muss aber nicht. Die offene Frage ist aus meiner Sicht eigentlich nur: Wenn die persönlichen Daten eines Mitgliedes aus o.g. DSGVO-Gründen gelöscht werden müssen, lässt sich das technisch so bewerkstelligen, dass hierbei keine steuerrechtlich relevanten Daten mit gelöscht werden? Wenn ja, kann das Mitglied physisch gelöscht werden. Falls Verknüpfungen zu steuerrechtlichen Daten existieren, muss man schauen, wie man das auflösen kann. Entweder durch NULLen der Fremdschlüssel auf das Mitglied (insofern hierbei keine ungültigen/inkonsistenten Daten entstehen, die dann zu Nullpointern führen) oder andernfalls durch "aus-X-en" der persönlichen Daten, wenn die ID in der Mitgliedstabelle erhalten bleiben muss. |
Danke für die Erklärung, die finde ich sehr gut verständlich. Wie ich in #170 geschrieben habe müßte man wohl einige Definitionen ändern. |
Selbstverständlich fällt ein Name (zumindest der vollständige) unter die DSGVO, da diese auf jeden Fall Rückschlüsse auf die Person zu lassen, inwiefern aber ein Verein ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung der Buchungsbelege auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat wäre mMn zu diskutieren, ob es hierzu Urteile gibt kann ich nicht sagen. Trotzdem sollte die Software zumindest die Löschung aller Daten unterstützen, für die keine Aufbewahrungsfristen bestehen. |
Dann muss ich bei der Weiterbildung, in der ich zum Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO durch den TÜV Nord ausgebildet wurde (diese Rolle habe ich seither bei meinem Auftraggeber) wohl etwas falsch verstanden haben. |
https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/reform/what-personal-data_de https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/datenschutz-im-verein-kompakt/buchhaltung |
Ich habe den Grund gefunden. In SpendenbescheinigungImpl wird bei delete explizit die Referenz in der Buchung auf null gesetzt. |
Gibt es hier noch Diskussionsbedarf? |
Sollte nach der Implementierung so passen, deswegen schließe ich das Issue mal. Sollte es woanders noch zu Problemen kommen, würde ich ein neues spezifisches Issue öffnen. Wann geht denn die Änderung live auf die Release Version? |
Meine Implementierung ist überhaupt noch nicht übernommen. Es fehlen die Reviews. Könntest du eines machen? |
Im Moment leider nicht, evtl komm ich im August, nach der Klausurenphase dazu. Bei mir hats meine IDEA zerschossen und habe gerade keine Zeit das zu fixen. |
Lass dann aber das Issue bis dahin offen, bin irgendwie davon ausgegangen, dass deine PRs schon gemerged wären |
Discussed in #170
Originally posted by mbmueller February 27, 2024
Ich würde gerne meine Mitglieder DSGVO-konform löschen, die geht allerdings nicht, da diesem noch Buchungen zugeordnet sind, alle älter als 10 Jahre, die in einem Abschluss erfasst wurden. Habt ihr da einen Workaround? Im Idealfall sogar ein Script oder so?
Dafür müssten wahrscheinlich die Datenbank Konsistenz-Constraints überarbeitet werden, außerdem sollte zumindest gewarnt werden, wenn für das Mitglied noch Buchungen hinterlegt sind, die jünger als 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) sind.
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