Handreichung Dateneingabe Transformationsverträge (DEAL Wiley und Springer Nature) ab Berichtsjahr 2020

Einleitung

Mit der Verzeichnung von Kostendaten aus dem DEAL-Wiley-Vertrag wurde für das Berichtsjahr 2019 erstmalig der Versuch unternommen, reale Artikeldurchschnittskosten für Publikationen in hybriden Zeitschriften innerhalb eines Transformationsvertrags zu berichten, die sich aus der Relation von Publikationsaufkommen zu den DEAL-Vorauszahlungen auf Basis von Subskriptionausgaben ergeben. Herausforderungen für das Einüben des Verfahrens waren der Umgang mit der Halbjährlichkeit des Publizierens in DEAL-Wiley-Hybrid-Zeitschriften bei Vorauszahlung für das gesamte Jahr 2019, der Umgang mit opt-out-Artikeln sowie die spät vorliegenden Vergleichsrechnungen der MPDL Services GmbH. Für DEAL-Springer-Nature 2020 stellt sich die Situation wie folgt dar: Die Halbjährlichkeit betrifft hier die Artikel in den Open-Access-Zeitschriften, es gibt kostenpflichtige opt-out-Artikel, die ersten Vergleichsrechnungen trafen Ende Mai 2021 bei den teilnehmenden Einrichtungen ein. Für die Verzeichnung der Kostendaten in Hybrid-Zeitschriften aus den DEAL-Verträgen 2020 sieht es jedoch weniger komplex aus als in 2019. In Analogie zum letzten Jahr schlagen wir folgendes Verfahren vor, das ab nun für beide Verlage (Wiley und Springer Nature) gilt:

Mindestanforderung

• Die Daten beinhalten die Ausgaben je Artikel einer akademischen Einrichtung für veröffentlichte Publikationen im Rahmen von DEAL, basierend auf den von der MPDL Services GmbH bereitgestellten publikationsanzahlbasierte Abrechungen (PABA)
• Die Daten sollen mittels csv in einem maschinenlesbaren, plattformübergreifenden Format zur Verfügung gestellt werden.
• Es ist sichergestellt, dass die Daten unter einer Open-Data-Commons-Lizenz öffentlich verfügbar und nachnutzbar sind.
• Eine Ansprechpartnerin oder ein Ansprechpartner an der beisteuernden Einrichtung ist benannt (entfällt, wenn sich die Einrichtungen bereits regulär an OpenAPC beteiligt).

Der Datensatz für Transformationsverträge wird aus den verteilten Tabellen der beitragenden Einrichtungen zusammengestellt, da die MPDL Services GmbH die an DEAL teilnehmenden Einrichtungen bislang leider nicht durch eine zentrale Datenlieferung unterstützen will. Um die Ausgaben vergleichbar zu machen, werden die Verlags- und Zeitschriftentitelansetzungen mittels automatischer Anreicherungsverfahren durchgeführt (CrossRef). Durch weitere Anreicherung der Nachweise mit Informationen z.B. aus dem disziplinären Repository Europe PubMed Central oder dem DOAJ werden weitere Felder automatisch ausgefüllt.

Im Sinne der Sichtbarkeit und Nachnutzung werden die Datensätze über GitHub verfügbar gemacht. Die APC-Kostendaten aus den DEAL-Verträgen werden weiterhin im OpenAPC-Kerndatensatz verzeichnet und zusätzlich in der DEAL-Treemap visualisiert, um einen vollständigen Überblick über alle DEAL-Artikel der beteiligten Einrichtungen zu ermöglichen. Die Unschärfe wegen der vertragsbedingten Halbjährlichkeit des Publizierens in Springer-Nature-OA-Zeitschriften 2020 wird für die Visualisierung in Kauf genommen. Die Publikations- und Kostendaten für die DEAL-Verträge Wiley und Springer Nature werden in einer gemeinsamen Treemap visualisiert, sobald die ersten Daten aus den Vergleichsrechnungen für 2020 vorliegen.

Datenschema

Das Datenschema für Artikel aus Transformationsverträgen entspricht weitestgehend dem bekannten OpenAPC-Datenschema. Jede Variable (Pflichtfelder und optionale Felder) bildet eine Spalte, und pro Artikel wird eine Zeile verwendet.

Eine Übersicht des Open-APC-Datenschemas ist hier zu finden. Dieser Beitrag der Universität Leipzig ist ein gutes Beispiel für eine Schema-konforme Einreichung.

Pflichtfelder

Folgende Variablen sind obligatorisch:

institution — Name der Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung

period — Jahresangabe gemäß Wiley-/Springer-Nature-Einzelnachweisrechnung (acceptance date)

euro — Bei Publikationen in Gold-OA-Zeitschriften ist dies eine APC, die sich gemäß der üblichen OpenAPC-Regeln ergibt (der DEAL-Rabatt von 20% sollte entsprechend eingerechnet sein). Bei Publikationen in hybriden Zeitschriften ist hier eine sogenannte Equivalent APC kalkulatorisch zu ermitteln (siehe unten).

doi — Digital Object Identifier

is_hybrid — Wurde der Artikel in einer Wiley-/Springer-Nature-OA- oder -Hybrid-Zeitschrift veröffentlicht? Angabe FALSE oder TRUE.

Optionale Felder

opt_out — Gibt an, ob es sich um einen Opt-Out-Artikel gemäß der der Einzelnachweisrechnung für Wiley oder Springer-Nature handelt. Nur erforderlich, falls alle hybriden DEAL-Artikel in einer gemeinsamen Tabelle übermittelt werden. Angabe FALSE oder TRUE.

Zusammensetzung der gemeldeten Kosten aus dem DEAL-Transformationsverträgen Wiley und Springer-Nature

Gold OA

Um das Meldeaufkommen zu minimieren, können die Daten für die Artikel in Wiley- und Springer-OA-Zeitschriften mit den Daten aus den Open-Access-Publikationsfonds zu den üblichen Zeiten an OpenAPC in einer csv- Datei bzw. Excel-Tabelle oder via GitHub übermittelt werden. Um Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollte sich der im Feld euro gemeldete Betrag auch für Artikel in den DEAL-OA-Zeitschriften gemäß den bisherigen OpenAPC-Regeln zusammensetzen (Bruttobetrag für den Artikel, keine eventuellen zusätzlichen Kostenpunkte, keine „Freiartikel“).

Hybrid OA

Die Kosten pro Artikel in Wiley- und Springer-Nature-Hybrid-Zeitschriften (PAR Fees) werden von den teilnehmenden Einrichtungen kalkulatorisch ermittelt. Dazu wird die jeweils an den Subskriptionsausgaben orientierte Vorauszahlungsumme für den Verlag durch die Artikelanzahl in den jeweiligen Hybrid-Zeitschriften des Verlags geteilt, um die durchschnittlichen Kosten pro Artikel in den Hybrid-Zeitschriften pro Verlag zu berechnen (Summe der jährlichen Vorausszahlung / Anzahl der Artikel in Wiley- oder Springer-Nature-Hybrid-Zeitschriften mit acceptance date im entsprechenden Jahr). Falls eine Einrichtung eine zusätzliche Nachzahlung leistet, wäre die Vorauszahlungssumme um die Nachzahlung entsprechend zu erhöhen. Für die Daten in DEAL-Zeitschriften ist das Feld is_hybrid auf TRUE zu setzen.

Bei der Kalkulation ist zu beachten, dass die DEAL-Verträge jeweils ein Opt Out für Open Access vorsieht, d.h. Autor:innen können sich dafür entscheiden, Veröffentlichungen in hybriden Wiley-Zeitschriften nicht OA zu stellen. Diese Artikel werden nicht in den Verlagsdashboards angezeigt, fließen aber dennoch in die Berechnung der PAR Fees mit ein! Für die Meldung sollte daher nicht auf die Daten der Dashboards zurückgegriffen werden. Maßgeblich sind stattdessen die Vergleichsrechnungen der MDPL Services GmbH ("Publikationsanzahlbasierte Abrechung", PABA), die ab Ende Mai 2021 erstmals an die beteiligten Einrichtung versendet wurden. Diese Artikel sollten bei der Meldung an OpenAPC explizit gekennzeichnet werden, entweder durch Einfügen eines zusätzlichen Felds opt_out (siehe oben) oder durch Meldung der Opt-In/Opt-Out-Artikel in zwei getrennten Tabellen.

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Beispielrechnung

Eine Einrichtung hat für ein gegebenes Jahr eine Vorauszahlung von 150.000€* an einen der Verlage geleistet. Gemäß der an der MPDL-Vergleichsrechnung ("Publikationsanzahlbasierte Abrechnung", PABA) angehängten Excel-Tabelle ergibt sich, dass an dieser Einrichtung im Berechnungszeitraum 20 Artikel OA ("Opt-In Einzelnachweis") und 5 Artikel non-OA ("Opt-Out Einzelnachweis") in den hybriden Zeitschriften dieses Verlags publiziert wurden.
Die kalkulatorische Equivalent APC ergibt sich nun folgendermaßen:

150.000€ / (20 + 5) = 6.000€

Die Einrichtung annotiert im Folgenden alle hybriden Artikel (Opt-In und Opt-Out) mit dem errechneten Betrag (Spalte euro = 6000) und meldet die Daten an OpenAPC. Dabei ist lediglich darauf zu achten, dass die Opt-Out-Artikel identifizierbar bleiben, entweder durch Übermittlung von zwei getrennten Tabellen oder durch Einfügen einer zusätzlichen Spalte opt_out mit entsprechender Markierung.

Falls die Einrichtung eine Rückerstattung von der MPDL Services GmbH erhält, muss dieser Wert von der Vorauszahlungssumme subtrahiert werden. Leistet die Einrichtung hingegen eine Nachzahlung, wird der Wert entsprechend addiert. Bei einer hypothetischen Rückerstattung von 77.500€ ergäbe sich beispielsweise:

(150.000€ - 77.500€ ) / (20 + 5) = 2.900€

Optimalerweise sollten die Jahreszahlen daher erst dann gemeldet werden, wenn Klarheit über mögliche Nachzahlungen/Rückerstattungen besteht. Es ist aber auch möglich, diese Anpassungen im Nachhinein zu melden, in diesem Fall genügt eine kurze Nachricht bezüglich der neu errechneten Equivalent APC pro Artikel.

*Achtung: Dieser Betrag wird auch in der Vergleichsrechnung ausgewiesen ("PAR-Jahresrechnungsbetrag"), allerdings enthält dieser nicht die von den Institutionen gezahlte Mehrwertsteuer. Falls diese Zahl verwendet wird, muss sie also zuvor noch mit den entsprechendenen Faktoren multipliziert werden (z.B. 1,19 bei einem Mehrwertsteuersatz von 19%).

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